5. Januar 2021Autor: eventmasterbook – Magazin (Redaktionsteam)

Post-Corona-Events 9 Erfolgsfaktoren für Business-Events nach dem Restart

Nach dem desaströsen Jahr 2020 für die Eventbranche kommen aus der Politik Signale, dass Präsenz-Veranstaltungen ab Mitte 2021 wieder weitgehend möglich sein werden. Doch ist es eine gute Idee, die bestehenden Eventkonzepte nach dem Restart einfach in die Zukunft fortzuschreiben?

Die Erfahrungen mit den vielen digitalen Notlösungen in 2020 sowie die gestiegenen Anforderungen an Sicherheit und Nachhaltigkeit speziell bei Business-Events (Firmen-Events, Messen, Konferenzen etc.) regen zum Nachdenken an. Alles wie gewohnt fortzusetzen, ist kein Erfolgsmodell für das Eventmanagement der Zukunft. Das Beratungs- und Weiterbildungs-Unternehmen AdCoach (adcoach.de) hat im November / Dezember 2020 eine Trendanalyse auf Basis aktueller Studien und Umfragen in der Messe- und Eventwirtschaft durchgeführt. Ziel der Analyse war es, herauszufinden, welche Trends sich für 2021 abzeichnen und was sich an den Eventkonzepten nach dem Restart alles ändern wird bzw. muss.

Die wichtigsten Kernergebnisse hat AdCoach in einer 9-Punkte-Checkliste zusammengefasst. Dies sind die wichtigsten Erfolgskriterien für Business Events nach dem Restart:

Check 1: Durchführbarkeit
Nach überwiegender Meinung der Branchenexperten steht bei der Konzeption neuer Business-Events die Sicherstellung der "Durchführbarkeit der Veranstaltung" an erster Stelle. Hybrid-Events sind z.B. weniger krisenanfällig und von Absagen bedroht als reine Präsenzveranstaltungen. Sie haben zudem viele Vorteile für ein internationales Publikum. Kurze Live-Module, die in einem für alle Zeitzonen geeigneten Zeitfenster stattfinden, werden mit rein digitalen Event-Modulen, die on-demand nutzbar sind, kombiniert. Die Experten sind sich sicher: Die Zukunft erfolgreicher Business-Events nach dem Restart liegt in einer guten Mischung aus Live-Programm (Vor Ort / oder auch rein digital) und On-demand-Modulen.

Check 2: Einfachheit
In 2020 hat wohl jeder von uns Erfahrungen mit digitalen Messen, Meetings und Events gesammelt. Nicht immer war es eine positive Erfahrung. Trotz teilweise beeindruckender Technologien und moderner Plattformen gestalteten sich das Onboarding und die Teilnahme oft als kompliziert. Komplexe Eventtechnologien sind zwar gut, die Fokussierung auf wenige relevante Funktionen und Applikationen ist jedoch besser. Die Teilnahme an einem Event – egal ob klassisch vor Ort, Hybrid oder rein digital – sollte stets einfach und bequem sein. Menschen lieben Technik, aber nicht so sehr, dass sie dafür ihre Bequemlichkeit aufgeben.

Check 3: Leichtigkeit
Eng verbunden mit dem o.g. Erfolgsfaktor ist der Trend zu "leichterer Kost". Die Aufmerksamkeits-Spannen der Menschen sinken weiter. Dies steigert den Bedarf an schnell konsumierbarem und leicht verdaulichem Content. Die Empfehlung für die Eventkonzeption lautet daher: Eher Snack-Content statt lange Präsentationen. Eher viele, facettenreiche Impulse statt zu langes Aufhalten mit Details – jedoch ohne ins Belanglose abzudriften. Die richtige Mischung aus Abwechslung / Dynamik einerseits und Tiefe / gehaltvollen Inhalten anderseits ist die große Herausforderung für die Programm-Planer in 2021.

Check 4: Selbstbestimmtheit
Die wachsende Informationsflut befeuert auch die Forderung nach mehr Individualisierung. Die Besucher-Meinungen gehen jedoch auseinander: Die einen wollen ihr Programm komplett selbst zusammenstellen, die anderen lassen sich einfach auch mal gerne "von oben berieseln". Die Kunst der optimalen Programmgestaltung liegt somit in einem ausgewogenen Mix aus vorgegebenem Frontal-Programm und individuell wählbaren Impuls- und Work-Sessions. Fakt ist jedoch, dass Business-Events in Zukunft (noch) mehr Auswahl-Möglichkeiten für die Teilnehmer*innen bieten sollten, auch wenn dies den organisatorischen Aufwand steigert. Spannende Frontalprogramme sind dabei weiterhin gefragt, und zwar solange es Menschen gibt, die sich ihre Offenheit für neue Dinge und Denkweisen bewahren wollen.

Check 5: Überraschungseffekt
Wenn Wissen und Informationen eigentlich überall erhältlich sind und es bei (Business-)Events nicht mehr um reinen Informations- oder Erfahrungsaustausch geht, müssen neue Eventkonzepte vor allem eines bieten: Einen Überraschungseffekt. Etwas, das man als Teilnehmer*in noch nie zuvor gesehen, gehört oder erlebt hat, ist der Garant für ein tolles Event. Für ein solches, besonderes Erlebnis-Moment muss man jedoch aufhören, nur auf andere zu schauen und bestehende Konzepte "platt" zu kopieren. Man muss bereit sein, sich etwas völlig Neues auszudenken, bewährte Konzepte auf den Kopf zu stellen und ggf. auch etwas "gegen den Trend" zu wagen. Jedes Eventkonzept – ob Hybrid, Digital oder klassisch vor Ort – braucht ein überraschendes Modul, einen Wow!-Effekt, über den man reden kann und der sich ins Gedächtnis brennt.

Check 6: Wohlfühlfaktor
Der Wohlfühlfaktor bei Events ist vergleichbar mit dem positiven "Grundrauschen" in der Marketing-Kommunikation. Unterschwellig muss das Erlebnis durchgängig positiv sein. Zu den wichtigsten Aufgaben im Eventmanagement gehört es daher, das Eventkonzept auf mögliche Stress-Faktoren zu checken und diese gezielt abzubauen. Gerade vor dem Hintergrund des Krisen-Jahres 2020 ist es wichtig, auf die "Basics" zu achten. Jeder Mensch will sich in jeder Situation seines Lebens sicher und wahrgenommen fühlen. Eine angenehme Umgebung, die richtige Verpflegung (auch bei Digital-Events), eine persönliche Betreuung, Wertschätzung, kleine Aufmerksamkeiten, gute Stimmung (Stichwort: Ice Breaker) etc. sind Maßnahmen, auf die jeder Eventverantwortliche jetzt noch mehr Gewicht legen sollte.

Check 7: Exklusivität
Viele digitale Events im Corona-Jahr 2020 wurden kostenlos angeboten und waren in Form von On-demand-Formaten auch Wochen oder Monate nach der Veranstaltung noch zugänglich. Wenn das Eventprogramm jedoch jederzeit frei verfügbar ist, was ist die Motivation, überhaupt an einem Eventtermin teilzunehmen? Die Empfehlung lautet: Business Events sollten nach dem Restart stärker auf exklusive Erlebnisse und exklusiven Content setzen. Nur so wird es gelingen, Menschen wieder zum Reisen zu bewegen (bei Präsenzveranstaltungen) bzw. sich ein paar Stunden lang vor den Bildschirm zu setzen (bei Digital Events). Das alte Sprichwort "Wer was gelten will, muss sich selten machen!" hat auch in einer digitalisierten Welt nichts an Weisheit eingebüßt.

Check 8: Uniqueness durch Agilität
Eng verbunden mit dem Erfolgsfaktor "Exklusivität" ist der Erfolgsfaktor "Einzigartigkeit". Es gibt viel zu viele Veranstaltungen, die immer nach dem gleichen Schema, zu den gleichen Themen, mit den gleichen "Highlights" ablaufen. Mit der Flut der digitalen Eventangebote steigt auch die Zahl der austauschbaren Veranstaltungskonzepte. Uniqueness erreicht man vor allem durch einen ganz eigenen Look & Feel, ein individuelles Eventformat und Contentkonzept, das jedes Jahr neu erfunden bzw. mit neuen Modulen angereichert wird. (Mehr) Agilität in der Eventplanung ist das Gebot der Stunde.

Check 9: Plan B
Spätestens die Corona-Krise hat gezeigt, dass schnelles Reaktionsvermögen das "A" und "O" im Eventbusiness ist. Zu jedem professionellen Eventkonzept nach dem Restart gehört deshalb ein "Plan B" – also ein Plan, wie man mit möglichen Risiken und Problemen umgeht. Alle hoffen, dass sich die Pandemie-bedingten Unwägbarkeiten für die Eventverantwortlichen in 2021 abschwächen oder ganz verschwinden werden – doch das Eventbusiness ist generell von vielen Unwägbarkeiten (ungünstige Umwelt-, Umfeld- oder Wetterbedingungen, allgemeine Stimmungslage, Konjunktur etc.) betroffen. Darum ist es grundsätzlich eine gute Idee, zusammen mit einem "Plan-A"-Eventkonzept einen Plan-B Maßnahmenplan zu entwickeln, der den Blick auf größere und kleinere Risiken lenkt und hilft, diese zu beheben bzw. vorzubeugen. Mit dieser Arbeitsweise kann man als Eventmanager*in immer zuversichtlich in die Zukunft blicken und unbeeindruckt von etwaigen Störfaktoren kreative Events planen, die Menschen (wie kein anderes Kommunikationsinstrument) näher zusammenbringen und inspirieren.

Über AdCoach:
AdCoach (www.adcoach.de) wurde 2001 als Unternehmensberatung für Marketing & Management in Köln gegründet. In 2021 feiert das Unternehmen zusammen mit der AdCoach Academy sein 20-jähriges Jubiläum und ist stolz auf die zahlreichen Kunden, darunter viele der deutschen Top 100 Unternehmen, internationale Markenartikler sowie öffentliche Institutionen, Verbände, namhafte Agenturen und Agentur-Networks.

Weitere Fachartikel von AdCoach zum Thema Eventmanagement finden Sie auf: eventmasterbook.de

EventMasterBook.de (https://eventmasterbook.de) ist die neue Wissens- und Weiterbildungsplattform für das professionelle Eventmanagement. Das Arbeitsbuch "Event Master Book" (ET: Sept. 2020) ist ein umfassender Master-Plan(er) für erfolgreiche Business Events. Der Event Master Kurs (ET: Juni 2020) leitet step-by-step durch alle wichtigen Schritte der Eventkonzeption und Eventorganisation inkl. aktueller Trends, wie Green Events, Internationale Events und Digitalisierung (Digital Events bzw. Hybrid Events). Herausgegeben wird die Plattform inkl. aller damit verbundenen Medien von der Medien- und Marketing-Services-Gesellschaft AdCoach Marketing & Publishing Services (Kontakt / Impressum: s. adcoach.de).

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