14. August 2020Autor: eventmasterbook – Magazin (Redaktionsteam)

Nachhaltigkeit So realisiert man ein papierloses Event

Papierlose Events sind unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit ("Green Events") schon lange ein wichtiges Thema in der Veranstaltungsbranche.

Bei Business-Veranstaltungen ist es jedoch nicht immer einfach, ganz ohne Papier auszukommen. Dies liegt zum einen daran, dass etliche Besucher bestimmte Unterlagen immer noch in der bewährten Papierform haben möchten, zum anderen an fehlenden Technologien sowie Urheberrechtsproblemen.

Der Verzicht auf Papier hat für den Veranstalter jedoch wesentliche Vorteile, darunter die Kostenreduktion, eine erhöhte Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen, Imagegewinn durch mehr Nachhaltigkeit (Schonung von Ressourcen) sowie eine tatsächliche "Entlastung" der Teilnehmenden, die weniger Material mit sich herumtragen müssen. Deshalb lohnt es sich, bei jeder Veranstaltung zu überlegen, wie bzw. wo man gedruckte Unterlagen und Materialien durch digitale Alternativen ersetzen kann.  

Hier eine step-by-step-Anleitung für papierlose(re) Messen & Events:

Schritt 1: Print-Material-Liste erstellen
Erstellen Sie zunächst eine Liste (am besten digital), in der Sie alles, was Sie bislang zur Durchführung Ihrer Veranstaltung in gedruckter Form benötigten, katalogisieren. Beispiele sind: Plakate für die Ankündigungswerbung, Einladungskarten oder -briefe, Visitenkarten zur Ausgabe auf der Veranstaltung, gedruckte Veranstaltungsprospekte, Programmflyer, Tickets, Teilnehmerunterlagen, Produktprospekte, Magazine etc., ferner gedruckte Dankesbriefe an Sponsoren und Referenten, die nach dem Event per Post verschickt werden. Schreiben Sie hinter jede Position die ca.-Kosten, welche die Produktion, der Druck und der Transport dieser Materialien verursacht.

Schritt 2: Digitale Alternativen auflisten
Planen Sie zu jeder Print-Position die möglichen digitalen Alternativen. Listen Sie diese direkt neben den Print-Materialien auf. Ermitteln Sie hierfür ebenfalls die ca.-Kosten.

Schritt 3: Machbarkeit der Alternativen prüfen
Wahrscheinlich wird es zu jeder Print-Position eine digitale Alternative geben. Doch ist diese auch wirklich realisierbar? Oft ist die Digitalisierung der Event-Kommunikation nicht so einfach wie es auf den ersten Blick erscheint. Unterziehen Sie jede digitale Alternative einem objektiven Machbarkeits-Check:

Beispiel 1: Einladungen
Zweifelsohne sind Einladungen per E-Mail die günstigere und umweltfreundlichere Alternative zu gedruckten Einladungskarten. Aber verfügen Sie als Veranstalter überhaupt über die erforderlichen E-Mail-Adressen und wenn ja, dürfen Sie diese gem. DSGVO auch für den Versand der Einladungen verwenden?

Falls Sie keine zu Einladungszwecken verwertbaren E-Mail-Adressen besitzen, sollten Sie überlegen, was zu tun ist, um die E-Mail-Adressen inklusive der erforderlichen Einwilligung zu erhalten. Ist der hierfür anfallende Zeit- und Budgetaufwand vertretbar? Für eine einmalige Veranstaltung könnte sich der Aufwand ggf. nicht lohnen. Wer jedoch seine Veranstaltung als "Green Event" positionieren will und / oder eine bestimmte Klientel mehrfach zu Events einladen möchte, sollte den Aufwand der Adressbeschaffung nicht scheuen und sich ferner überlegen, wie er die potenziellen Besucher motivieren kann, von sich aus per E-Mail mit ihm in Kontakt zu treten (z.B. über entsprechende Hinweise auf der Veranstaltungswebsite).

Beispiel 2: Teilnehmerunterlagen
Zweifelsohne kann die Digitalisierung gerade hier sehr viele Kosten sparen, da die Herstellung von umfangreichen, hochwertigen und umweltfreundlich produzierten Tagungsordnern durchaus teuer ist. Dennoch gibt es drei Probleme, welche mit der Digitalisierung verbunden sind:

  • Die Event-Teilnehmer möchten lieber gedruckte als digitale Unterlagen haben.
  • Die Didaktik der Veranstaltung, (z.B. Schulungsveranstaltung) oder die besonderen Rahmenbedingungen der Location (z.B. schwaches Netz) erfordert den Einsatz von Papier.
  • Die Digitalisierung ermöglicht i.d.R. eine unkontrollierbare Weiterverbreitung von Content und verletzt damit etwaige Urheberrechte von Rednern und Künstlern. Hier muss man im Zweifelsfalle abwägen, was schwerer wiegt. Wer ein "Green Event" realisieren will, sollte gedruckte Unterlagen auf jeden Fall auf ein Minimum reduzieren und den Besuchern sowie Akteuren akzeptable Alternativen bieten (z.B. Kopierschutz, Bereitstellung von Unterlagen in passwortgeschützten Bereichen, lediglich Zusammenfassungen der wichtigsten Take-aways statt Vollversionen der Vorträge / Slides etc.).


Schritt 4: Einsatz einer professionellen Event-App prüfen

Professionelle Event-Apps haben den Vorteil, dass die gesamte Teilnehmerkommunikation – von der Einladung über das Ticketing bis zur Bereitstellung von wichtigen Unterlagen, Informationen und News inklusive Networking-Modulen und Gamification – über die App realisiert werden kann. Ein Smartphone hat eigentlich jeder ständig dabei, insbesondere eine Business-Klientel. Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter, wie Eventmobi oder Vivenio, die robuste mobile Applikationen für die Veranstaltungsplanung und das Veranstaltungsmanagement anbieten und die auch ohne Download, sondern rein webbasiert, nutzbar sind. Passende App-Anbieter können Sie z.B. über softguide.de recherchieren.

Schritt 5: Teilnehmer*innen und Sponsoren einbinden
Um Ihre Veranstaltung papierloser zu gestalten, ist es auch wichtig, Ihre Teilnehmer*innen sowie Sponsoren für die Digitalisierung zu begeistern. Die Teilnehmenden können Sie z.B. frühzeitig über die Veranstaltungswebsite motivieren, die Event-App (s.o.) zu nutzen, indem Sie an verschiedenen Stellen auf Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen hinweisen und die Möglichkeiten sowie Vorteile der Kommunikation via App vorstellen. Die möglichst breite Nutzung der Veranstaltungs-App können Sie durch eine kleine Belohnung (z.B. einen Rabatt auf die Teilnahmegebühren oder einen Verzehrgutschein exklusiv für App-User) befeuern.

Ebenso sollten Sie Ihre Sponsoren in die digitalen Tools einbinden und sie bitten, im Sinne der Umwelt möglichst wenig Printmaterial, ferner keine Give-aways aus Plastik oder anderen umweltschädlichen Materialien, an ihren Ständen auszugeben. Erstellen Sie ggf. im Vorfeld der Sponsorenanfrage eine Liste mit umweltfreundlichen Streuartikel, die Sie den Sponsoren mit individueller Bedruckung anbieten.


Titelbild: stock.adobe.com | metamorworks

Kategorie(n):

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  • Nachhaltigkeit
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