Viele Menschen sehnen sich nach so viel Homeoffice-Arbeit und unzähligen Video-Meetings wieder nach realen Kontakten. In der Veranstaltungsbranche werden zwar wieder mehr Präsenz-Veranstaltungen geplant, doch in den Unternehmen und Agenturen möchte man bei Meetings, Konferenzen und Weiterbildungen auch künftig nicht auf die Kommunikation via Bildschirm verzichten.
Damit Video-Meetings im Beliebtheits-Ranking wieder steigen und die Bildschirm-Kommunikation effizienter wird, hat Dominika Paciorkowska, Geschäftsführerin und Vorstandsmitglied von ClickMeeting, sieben Maßnahmen identifiziert, die gezielt gegen die "Videokonferenz-Müdigkeit" helfen.
1) Keine Digital-Meeting Inflation
Laut Dominika Paciorkowska ist es im ersten Schritt wichtig, immer zu prüfen, ob ein Telefonat oder eine E-Mail (statt einer Videokonferenz) zur Kommunikation ausreicht. In der digitalen Welt sind berufliche Online-Meetings eine große Erleichterung und viele haben sich daran gewöhnt. Aber man muss diese Lösung keinesfalls immer nutzen. Geht es beispielsweise lediglich um eine kurze Abstimmung mit Kollegen, sind der Griff zum Telefonhörer oder das Schreiben einer E-Mail schnellere und einfachere Alternativen.
2) Wenn Video-Meeting, dann am besten im kleinen Kreis
Ist die Kommunikation per Online-Meeting gewünscht und vereinbart, sollte laut Dominika Paciorkowska überlegt werden, wer tatsächlich an dem Meeting teilnehmen muss. Ähnlich wie bei der Cc-Funktion bei E-Mails, ist es auch bei Online-Meetings oft nicht sinnvoll, möglichst viele Kolleginnen und Kollegen an Bord zu holen. Für produktive Meetings sind weniger Teilnehmer:innen oft besser als ein zu großer Teilnehmerkreis.
3) Klare Agenda, stringente Moderation
Während des Meetings selbst kann eine gute Moderation dazu beitragen, Stress zu reduzieren und das Meeting so kurz wie möglich zu halten. Dafür ist es laut der Expertin von ClickMeeting wichtig, eine klare Agenda zu haben und während des Meetings dann auch dabei zu bleiben. Smalltalk kann an den richtigen Stellen sinnvoll sein und zur Auflockerung beitragen, eine gute Moderation sorgt aber dafür, dass das Meeting dadurch nicht unnötig in die Länge gezogen wird.
4) Multitasking vermeiden
In Online-Meetings ist die Versuchung groß, sich von eingehenden E-Mails oder Nachrichten auf dem Smartphone ablenken zu lassen. Durch die Ablenkung geht der Fokus verloren, was es schwieriger macht, der Videokonferenz zu folgen. Das Meeting wird dadurch tendenziell unproduktiver, das Multitasking kann den Stresspegel erhöhen. Weitaus besser ist es, sich für die Dauer des Online-Meetings komplett auf die Situation zu konzentrieren und externe Ablenkungen wie Benachrichtigungen und sonstige Störungen nach Möglichkeit abzuschalten.
5) Prüfen, ob die Kamera eingeschaltet bleiben muss
Der Blickkontakt zählt einerseits zu den Hauptvorteilen von Videokonferenzen und Online-Meetings. Andererseits kann er aus psychologischer Sicht auch Stress bedeuten. Sich ständig in der eigenen Kameraansicht zu sehen, kann zu vielen "Kontrollblicken" führen. Eine Studie der Stanford University hat gezeigt, dass dieser gewissermaßen erzwungene Blick in den Spiegel gerade von Frauen öfters als anstrengend empfunden wird und die Videokonferenz-Müdigkeit verstärken kann. Insgesamt gaben knapp 14 % der befragten Frauen und 5,5 % der befragten Männer an, sich nach Videokonferenzen "sehr" oder sogar "extrem" erschöpft zu fühlen. Wer sich durch die Kameraübertragung gestresst fühlt, kann nach der Begrüßung oder Vorstellungsrunde ein Deaktivieren der Kameras bei bestimmten Agendapunkten vorschlagen. Denn beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten oder während einer Präsentation ist es oft nicht erforderlich, die Kamera aktiv zu halten. Eine andere Möglichkeit ist es, die Größe des Videokonferenz-Fensters etwas zu verkleinern – Gesichter wirken dadurch weniger dominant.
6) Pausen "ohne Bildschirm"
Bei längeren Meetings (mehr als 1 Stunde) und zwischen verschiedenen Meetings sollte man ausreichende Pausen einplanen. Diese sollten die Teilnehmenden dann idealerweise für Bewegung, frische Luft und etwas Abwechslung, nicht jedoch für weitere Bildschirmarbeiten, nutzen. (D.h. man sollte in den Pausen nicht etwa wieder auf das eigene Smartphone starren oder E-Mails bearbeiten. Dies verstärkt den Ermüdungseffekt.)
7) Technik-Check
Wenn während eines Online-Meetings die Internet-Verbindung abreißt oder das eigene Headset nicht richtig funktioniert, steigt der Stresspegel. Sinnvoll ist deshalb, bereits im Vorfeld dafür zu sorgen, dass alles bestmöglich funktioniert – von der genutzten Software über die Internet-Verbindung bis hin zu Hardware wie Rechner, Webcam und Headset.
Abschließend betont Dominika Paciorkowska die Bedeutung des geeigneten Videokonferenz-Tools: "Videokonferenzen und Online-Meetings erleichtern täglich die Zusammenarbeit und Kommunikation in unzähligen Unternehmen, Teams, Organisationen und Behörden weltweit erheblich. Wie bei jeder Technologie kommt es aber auf die richtige Nutzung und das richtige Maß an. Bei der Entwicklung von ClickMeeting achten wir ganz bewusst darauf, allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern eine möglichst angenehme Verwendung der Plattform zu ermöglichen. Dies beinhaltet zum Beispiel umfangreiche Funktionen für die Einbindung der Teilnehmenden eines Meetings. Außerdem gibt es den speziellen Edu-Modus für Online-Weiterbildungen oder Präsentationen, bei dem die Teilnehmenden lediglich die vortragende Person sehen, während diese auch weiterhin alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sieht."
Titelbild: Dominika Paciorkowska, Geschäftsführerin und Vorstandsmitglied von ClickMeeting, Software für Webinare, Videokonferenzen und Online-Meetings. (Copyrights: ClickMeeting)
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