Der Jahreswechsel steht bevor. Die ersten Tage eines neuen Jahres bieten vielen Eventmanagern Gelegenheit, ihre Messe- und Eventkonzepte sowie die dahinterliegenden Prozesse zu aktualisieren. Angesichts neuer Technologien, Trends und Teilnehmererwartungen müssen Eventprofis ihre Strategien anpassen, um in 2026 mehr Effizienz und Wettbewerbsvorteile zu gewinnen. Die folgenden 20 Maßnahmen bieten eine umfassende "Eventmanagement-Checkliste" mit allen Aktionsfeldern, die Eventverantwortliche in 2026 auf die Überholspur bringen.
Eventmanagement 2026 – Die ultimative Event-Checkliste mit 20 Gamechangern für mehr Effizienz und Erfolg. Mit dieser Checkliste (Event Managers' Bucket List der EventMasterBook Redaktion) können Eventverantwortliche in Unternehmen und Organisationen ihre Eventkonzepte, -Tools und -Prozesse auf den Prüfstand stellen und neu justieren.
1. Investition in moderne Event-Technologien
Im Jahr 2026 sind moderne Event-Technologien mehr als nur eine Option – sie sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Professionelle Software für das Teilnehmermanagement und mobile Event-Apps entwickeln sich zu unverzichtbaren Tools, die den organisatorischen Aufwand minimieren und die gesamte Teilnehmererfahrung verbessern können.
Moderne Event-Management-Software ermöglicht zum Beispiel eine zentrale Verwaltung aller Event-Prozesse: von der Agenda-Planung über den Ticketverkauf bis hin zur effizienten Teilnehmer-Registrierung und abschließenden Eventanalyse. Die Tools sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Für die Event-Teilnehmer bedeuten sie (je nach Tool) oft mehr Komfort: Bequeme digitale Anmeldung, personalisierte Agendaplanung, Reise- oder Hotelbuchungen direkt über die Plattform.
Mobile Event-Apps bieten den Teilnehmern zusätzlich eine nahtlose, interaktive Erfahrung: im Vorfeld, vor Ort und unterwegs. Sie ermöglichen es den Nutzern beispielsweise, sich im Voraus zu vernetzen, maßgeschneiderte Programmpunkte zu wählen und in Echtzeit auf wichtige Informationen wie Zeitpläne und Event-Updates zuzugreifen.
2. Hybride Eventkonzepte
Hybride Veranstaltungen, die sowohl Vor-Ort-Aktivitäten als auch digitale Eventmodule integrieren, gewinnen auch nach den Pandemiejahren weiter an Bedeutung. Sie bieten Veranstaltern den Vorteil, eine breitere Zielgruppe zu erreichen, während gleichzeitig die Flexibilität für die Teilnehmenden erhöht wird.Hybrid-Events ermöglichen eine dynamische und interaktive Eventgestaltung, die vor allem den Erwartungen überregionaler und internationaler Zielgruppen entgegenkommt. Als Alternative für Event-Interessierte, die zu einer Präsenzveranstaltung von weit her anreisen müssten, sind Livestreams und digitale On-Demand-Module ein wahrer Segen. Der ökonomische und ökologische Effekt ist folgende Überlegung wert: (Wie) Kann man die eigenen Messe- und Eventkonzepte ebenfalls "hybridisieren"?
3. Förderung interaktiver Erlebnisse
Interaktive Elemente sind zu einem zentralen Bestandteil erfolgreicher (Business-) Events geworden. Live-Umfragen, Q&A-Sessions, Workshop-Module und digitale Networking-Plattformen steigern das Teilnehmer-Engagement, sorgen für eine tiefere Erfahrung und damit für ein nachhaltigeres Erlebnis. (Tipp: Unsere Event-Community "EventMaster.Club" bietet in regelmäßigen Abständen kostenlose Impuls-Webinare zu diesem und weiteren relevanten Eventmanagement-Themen an. Alle Termine und Themen gibt es (laufend aktualisiert) unter: eventmaster.club Events
4. Nachhaltigkeit als Selbstverständlichkeit
Nachhaltigkeit bei Events im Jahr 2026 längst mehr als nur ein Trend – sie ist eine grundlegende Verantwortung. Der Einsatz umweltfreundlicher Praktiken – von nachhaltigen Eventausstattungen bis hin zur verantwortungsvollen CO2-Kompensation – stärkt nicht nur das Image des Eventveranstalters, sondern entspricht auch den Erwartungen vieler Teilnehmenden. Dies sind einige wichtige Aspekte, die Eventmanager in puncto "Green Events" beachten sollten:
- Nachhaltige Ausstattung: Vermeidung von Einwegmaterialien, Einsatz von recycelbaren Materialien und wiederverwertbaren, modularen Konzepten. Sparsamkeit bei Energie, Wasser, Ressourcen.
- Grüne Logistik: Motivation der Teilnehmenden zu umweltfreundlichen An- und Abreisen; An- und Abtransport der Eventausstattung mit umweltfreundlichen Transportmitteln; Nutzung von Logistikkonzepten, die eine CO2-Kompensation integrieren.
- Nachhaltiges Catering: Fokus auf Bio, lokalen, saisonalen, pflanzlichen (veganen, vegetarischen) Produkten, um den ökologischen Fußabdruck zu minimieren. Vermeidung bzw. Reduktion von Food Waste.
- Abfallmanagement und Kreislaufwirtschaft: Signifikante Reduktion von Abfall und Einwegmaterialien. Recyclingstationen beim Event, umweltfreundliches Müllmanagement.
5. Personalisierte Teilnehmererlebnisse
Der Einsatz von CRM-Systemen und modernen Event-Technologien ermöglicht es, maßgeschneiderte Einladungen, Programminhalte und Erlebniskonzepte zu erstellen, die auf den Interessen und Vorlieben der Teilnehmer basieren. Diese (und weitere) Formen der Event-Personalisierung sorgen in der Regel für eine höhere Zufriedenheit und stärkere Teilnehmerbindung.
6. Data-based Eventmanagement | Datenanalysen zur kontinuierlichen Event-Optimierung
Daten spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Messen und Events. Eventmanager können durch die Erhebung und Analyse relevanter Kennzahlen zur Teilnehmerstruktur, Besucherbewegungen, Verweildauer, Feedbackanalysen etc. wertvolle Insights zu den Vorlieben und zum Verhalten der Teilnehmenden gewinnen, die es ermöglichen, kommende Veranstaltungen gezielt zu optimieren.
7. Barrierefreiheit
Eine barrierefreie Veranstaltung ist keine "Kür" mehr, sondern eine Grundvoraussetzung für den Eventerfolg. Eventmanager sollten sicherstellen, dass ihre Veranstaltungen sowohl physisch als auch digital für alle adressierten und interessierten Zielpersonen zugänglich sind, einschließlich Menschen mit Behinderungen und Einschränkungen.
8. Sicherstellung der Kommunikation
Transparente und rechtzeitige Kommunikation ist unerlässlich, um Teilnehmende und Akteure über den genauen Eventablauf sowie etwaige Planänderungen zu informieren. Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie, die sich sowohl auf die Eventbesucher als auch die eigene Crew (Interne / Externe) bezieht, sorgt für ein reibungsloses Erlebnis, minimiert Sicherheitsrisiken sowie "Frust" durch vermeidbare Informationslücken.
9. Förderung des persönlichen Kontakts | Einsatz von Networking-Tools
Die Bedeutung von Messen und Events als Orte für persönliche Begegnungen steigt im Zuge der allgegenwärtigen Digitalisierung weiter an. Networking-Apps und KI-gesteuerte Matchmaking-Tools ermöglichen es, bereits im Vorfeld einer Veranstaltung relevante Kontakte zu identifizieren und gezielte Meetings zu vereinbaren. Moderne Networking-Technologien verbessern das Eventerlebnis und erhöhen den Wert der Veranstaltung für die Teilnehmenden.
10. Konsequentes 360° Event-Marketing
Ein Event kann nur erfolgreich sein, wenn das begleitende Marketing funktioniert. Erfolgreiches Event-Marketing erfordert eine vorausschauende Planung, frühzeitige Maßnahmen und relevante Inhalte an allen relevanten Zielgruppen-Touchpoints. Eventmarketing-Verantwortliche sollten alle für die Zielgruppe relevanten Kanäle nutzen und Social Media sowie Influencer-Marketing einbeziehen, um Reichweite zu generieren und Zielgruppen durch Vorbilder und Bezugspersonen zusätzlich zu motivieren.
11. Datensicherheit und Datenschutz
Im digitalen Zeitalter ist der Schutz von Teilnehmerdaten unerlässlich. Eventmanager müssen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten im Zusammenhang des Eventmanagements sicher verarbeitet und im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen (DSGVO) verwendet werden. Folgendes ist u. a. wichtig:
- Transparenz: Die Teilnehmer müssen wissen, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden.
- Datensparsamkeit: Es sollten nur die Teilnehmerdaten erhoben und verarbeitet werden, die für das Teilnehmermanagement unbedingt notwendig sind. Nicht notwendige Angaben sollten nicht abgefragt werden bzw. klar als "freiwillige Angaben" gekennzeichnet sein.
- Datensicherheit: Verwendung von Event-Management-Systemen mit robusten Sicherheitsvorkehrungen. Präventive Maßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen der Systeme sind unerlässlich.
12. Event-Sicherheit und vorausschauendes Krisenmanagement
Unvorhersehbare Ereignisse sind keine Seltenheit bei Events. Unwetter, Streik, Stromausfall, krankheitsbedingte Ausfälle, Unfälle etc. kommen vor und können den Eventablauf empfindlich stören. Eventmanager sollten unbedingt in (mehr) Eventsicherheit und ein souveränes Krisenmanagement investieren. Notfallpläne für unterschiedliche Risikoszenarien sind unverzichtbar, nicht nur bei Großveranstaltungen. Das Team vor Ort ist entsprechend zu briefen, professionelle Unterstützung zu organisieren. Zudem braucht es einen "Plan B" für die kleineren "Pleiten, Pech und Pannen", der eine schnelle Reaktion auf unerwartete Herausforderungen (z.B. Keynote Speaker verspätet sich, Catering reicht nicht aus, nicht angemeldete Gäste tauchen auf, etc.) ermöglicht. (Tipp: Auch für dieses Thema bietet der EventMaster.Club in 2026 wieder kostenlose Impulswebinare an. Infos und Anmeldung s. Link, s.o.)
13. Mehr Klarheit, Fokus und Orientierung
Eine gut strukturierte Event-Agenda sorgt für einen reibungslosen Ablauf und verhindert, dass Teilnehmer sich überfordert fühlen. Zu viele parallele Sessions oder unübersichtliche Zeitpläne können das Engagement der Teilnehmenden verringern und die Gesamtwahrnehmung der Veranstaltung negativ beeinflussen.
Das Motto für die Programmplanung 2026 lautet: Reduced to the Max! Es ist wichtig, die Agenda so zu gestalten, dass sie den Bedürfnissen und Interessen der Zielgruppe entspricht, dabei aber nicht zu viele parallele Sessions oder Auswahlmodule geboten werden, die die Teilnehmer verwirren könnten. Eine gut durchdachte Abfolge der Programmpunkte, top-relevante Themen, nicht zu lange Zeitblöcke sowie ausreichende Pausen helfen den Teilnehmern, sich zu fokussieren und das Wohlfühl-Niveau über die gesamte Zeit hinweg aufrecht zu erhalten.
Tipp: Auch das Thema Feel-good-Management bei Events ist Teil des EventMaster.Club Webinar-Programms. Nächste Termine und kostenlose Anmeldung s. Link.
14. Multisensorische Event-Designs – für ein unvergessliches Erlebnis
Im Jahr 2026 geht es im Eventmanagement und bei der Programmplanung nicht mehr nur um Informationen und besondere visuelle Eindrücke, sondern auch um die gesamte sensorische Erfahrung. Ein innovatives Eventdesign, das verschiedene Sinne anspricht – sei es durch Sound, Licht, Duft oder sogar Texturen – kann ein Eventkonzept von anderen Konzepten abheben und den Teilnehmern ein unvergessliches Erlebnis bieten. Hier einige Ideen zum Thema "Multisensorik bei Events":
- Duftmarketing: Der gezielte Einsatz von Düften kann das Ambiente eines Events positiv verändern und bestimmte Emotionen oder Assoziationen hervorrufen. Zum Beispiel kann der Geruch von frischem Kaffee in einer Networking-Zone oder der Duft von frischen Blumen bei einer Produktvorstellung eine entspannte, positive Atmosphäre schaffen. (Achtung: Profis einbeziehen. Auf Allergierisiken achten!)
- Interaktive Lichtinstallationen: Licht ist ein mächtiges Gestaltungselement und kann die Atmosphäre einer Veranstaltung dramatisch beeinflussen. Professionelle Lichtinstallationen können den Raum von "entspannt / ruhig" bis "spannend / dynamisch" gestalten und die Stimmung je Veranstaltungspunkt gezielt verändern. (Achtung beim Errichten von Eventbereichen mit viel Flimmern und Effekten: Hinweise für sensibel reagierende Personen sind hier sehr wichtig.)
- Taktile Erlebnisse: Das Hinzufügen von taktilen Erlebnissen, wie Texturen, die Teilnehmer berühren oder "erfassen" können, ist eine weitere Möglichkeit, das Event für alle Sinne zugänglich zu machen. Beispielsweise können interaktive Installationen mit verschiedenen Materialien – wie Holz, Stoff oder Glas – das Erlebnis intensivieren und Markenbotschaften "greifbarer" machen.
- Musik und Sound als Erlebnisverstärker: Ähnlich wie "Licht" sind Musik und Soundeffekte starke Stimmungsmacher. Statt Standardmusik können Eventmanager maßgeschneiderte Sounderlebnisse kreieren, die das Thema des Events unterstützen und den Teilnehmern eine besondere akustische Erfahrung bieten. Dabei kann es sich um Live-Musik, DJ-Sets oder speziell komponierte Soundscapes handeln, die die Eventdramaturgie bereichern. Ein Trend bei modernen Business-Events sind epische Sounds zu Beginn und zum Ende der Veranstaltung, ferner dynamische Musikeinspieler beim Wechsel der Programmpunkte sowie entspannende Pausenmusik.
15. Mehr Besucherintegration und Interaktion
Die Aufmerksamkeitsspannen sinken, niemand möchte gerne stundenlang in einer passiven Rolle verharren. Teilnehmer erwarten gearde bei Business-Events zunehmend Integration und Interaktion. Der Einsatz von Augmented Reality (AR), Virtual Reality (VR), Q&A Sessions, Workshops und Gamification hebt das Gesamterlebnis auf ein neues Level und fördert die Erinnerung durch aktive Beteiligung. (Tipp: Spannende Workshopkonzepte für größere Gruppen bei Messen, Kongressen, Tagungen und Events, z.B. eine Zukunftswerkstatt oder ein KI-Lab, bieten z.B. die K-Faktory oder die AdCoach Acacdemy mit den AdCoach Labs. Infos s. Links)
16. Verlängerte Eventwirkung durch Follow-up-Maßnahmen
Ein Event endet nicht nach dem letzten Agendapunkt. Die Wirkung lässt sich durch Follow-up-Maßnahmen gezielt verlängern. Eventmanager sollten überlegen, welche Formen der Nachbereitung und welche Folgemaßnahmen zum jeweiligen Eventthema passen. So kann das Teilnehmer-Engagement noch mehrere Wochen nach der Veranstaltung aufrechterhalten werden.
17. KI-Intergration | Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei Events und im Eventmanagement
KI bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung im Eventmanagement und zur Verbesserung der Teilnehmererfahrung. Hier einige Use Cases für KI bei Events und im Eventmanagement:
- Personalisierung: KI-basierte Apps bieten den Teilnehmern maßgeschneiderte Empfehlungen für Sessions und Networking-Möglichkeiten.
- Automatisierung: Chatbots, die Teilnehmerfragen rund um die Uhr beantworten, sowie automatisierte Systeme, die das Teilnehmermanagement übernehmen, entlasten die Eventmanager und verschaffen diesen Zeit, sich auf wichtige konzeptionelle und organisatorische Themen zu konzentrieren.
- Vorhersage von Trends und Teilnehmerbedürfnissen: Viele Events haben oft einen längeren Planungsvorlauf. Bis zum Eventtermin können neue Trends und Teilnehmerbedürfnisse aufkommen, die die Planung komplett oder teilweise überholen. KI kann u.a. dabei helfen, relevante Entwicklungen vorherzusagen und so dabei helfen, die Eventkonzepte zukunftssicherer zu planen.
Tipp: Für den Einsatz von KI im Eventmanagement bietet die AdCoach Academy ein intensives Seminar (Live-Webinar) mit Zertifikat und zahlreichen Use Cases für die Eventplanung und Eventorganisation an. Infos s. Link.
18. Event Community Building | Aufbau langfristiger Teilnehmerbeziehungen
Events, vor allem im Business-Bereich, sind stets auch Investments in langfristige Beziehungen. Durch regelmäßige Follow-ups und die Bereitstellung von Content-Updates können Eventmanager ihre Community stärken und die Teilnehmerbindung erhöhen. Ferner sind Eventserien (s. Punkt 20) ein geeignetes Mittel, um die Community auszubauen und stabil zu halten.
19. Einbindung von Influencern und prominenten Keynote-Speakern
Prominente Gäste und Redner sind für viele Events wahre Besuchsmagneten. Die Begeisterung für Social Media wächst in allen Zielgruppensegmenten und gut vernetzte Influencer sind die neuen Stars, die Reichweite auf das eigene Thema lenken. Wer als Veranstalter den Wirkradius seines Events steigern will, kommt am Thema "Influencer Collabs" kaum noch vorbei. Dabei gibt es ganz unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit: sie reichen von einem lockeren "Meet & Greet" zwischen den Influencern und den Gästen bis zur Einbindung der Influencer bzw. Content Creators als Redner, Panel-Teilnehmer oder Moderatoren in das Programm.
20. Multi-Hub-Events und Eventserien
Im Jahr 2026 geht der Trend weiter weg von einmaligen Veranstaltungen hin zu Multi-Hub-Events und Eventserien, die über mehrere Veranstaltungen hinweg eine kohärente Markenerfahrung und ein einzigartiges Erlebnis für die Teilnehmenden schaffen.
- Multi-Hub-Events: Sie verbinden mehrere geografische oder thematische Veranstaltungsorte, die gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten stattfinden. Teilnehmer können je nach Interesse und Standort zwischen verschiedenen Hubs wählen oder sich für ein hybrides Erlebnis entscheiden, bei dem sowohl vor Ort als auch virtuell interagiert wird. Diese Formate erweitern das Event über örtliche Grenzen hinweg und machen es für ein breiteres Publikum zugänglich, ohne den Kern der Veranstaltung zu verwässern.
- Eventserien: Dies sind Veranstaltungen, die regelmäßig stattfinden und aufeinander aufbauen. Sie schaffen eine langfristige Bindung zur Zielgruppe. Dabei geht es nicht nur um einmalige Erlebnisse, sondern um die Schaffung einer wiederkehrenden Markenidentität. Beispiel: Eine Reihe von Workshops, Seminaren oder Konferenzen über das Jahr verteilt, die jedes Mal ein neues Thema behandeln, aber immer unter dem gleichen Eventtitel bzw. Dachthema laufen. Die Teilnehmer wissen, dass sie bei der nächsten Veranstaltung auf eine vertraute, qualitativ hochwertige Erfahrung treffen, und sind so eher geneigt, immer teilzunehmen ("FOMO-Effekt" – Fear of Mission Out, d.h. man hat "Angst", etwas zu verpassen, das zur Serie gehört).
Fazit: Im neuen Jahr können Eventmanager mit einem klaren Fokus auf (mehr) Personalisierung, Nachhaltigkeit, Interaktivität und Flexibilität sicherstellen, dass ihre Veranstaltungen sowohl den Erwartungen der Teilnehmer gerecht werden als auch gesellschaftlichen und ökologischen Anforderungen entsprechen. Die Integration moderner Event-Technologien inkl. KI sowie die konsequente Arbeit an einer verbesserten Teilnehmererfahrung sind die zentralen TO DOs auf der ultimativen "Event Managers' Bucket List 2026" (Checkliste für das Eventmanagement, mit 20 Gamechangern).
Titelbild / Collage: Event Managers' Bucket List 2026 // EventMasterBook.de Redaktion (Hintergrundfoto: Canva Bildarchiv)
Verwandte Themen: Eventtrends 2026, Eventmanagement, TO DO Liste, Bucket List, Checkliste Eventmanagement, Eventmanager Checkliste, Eventerfolg, Effizienz im Eventmanagement, KI, Nachhaltigkeit, Event-Tech, Event-Technologie, Event-Personalisierung, Interaktivität, Interaktion, Besucherintegration, Aktivierung, Networking, Barrierefreiheit bei Events, Besuchererfahrung, Erlebnismarketing, Eventerfahrung, Teilnehmererfahrung, Besuchererlebnis, Multisenorik bei Events, Event Trends 2026, MICE Trends
Zusammenfassung: Eventmanagement 2026 – Die ultimative Event-Checkliste mit 20 Gamechangern für mehr Effizienz und Erfolg. Mit dieser Checkliste (Event Managers' Bucket List der EventMasterBook Redaktion) können Eventverantwortliche in Unternehmen und Organisationen ihre Eventkonzepte, -Tools und -Prozesse auf den Prüfstand stellen und neu justieren.
