Wie entwickelt sich das Event Business in 2024 und welche großen Herausforderungen warten auf die Eventplaner rund um den Globus? Das Redaktionsteam des EventMasterBook-Magazins hat sich die wichtigsten Eventtrends angeschaut und zahlreiche Prognosen für die Eventbranche analysiert. Demnach ergeben sich für die Eventverantwortlichen einige Challenges für die Eventplanung im neuen Jahr.
Eines vorweg: Die Planung und Organisation einer Veranstaltung, egal ob B2C- oder B2B-Event, ob Messe oder Party, ist immer mit vielen Herausforderungen verbunden. Es gibt unzählige Details, die zu beachten sind, und die, je nach Grad der Ausführung, den Eventerfolg positiv oder negativ beeinflussen können. Die größten Herausforderungen für die Eventmanager:innen in den Unternehmen und auf Agenturseite ergeben sich 1) aus der wachsenden Flut an Events, 2) aus der Schnelligkeit, mit der neue Trends entstehen, 3) aus den Forderungen nach mehr Nachhaltigkeit im Event Business, 4) aus erhöhten Sicherheitsrisiken und 5) aus dem ungebremsten Bedarf der Menschen, stetig Neues zu erleben.
Hier sind die fünf großen Event Planning Challenges, die es in 2024 zu meistern gilt:
Herausforderung 1: Event-Marketing
Ein funktionierendes Event-Marketing kann man tatsächlich als die Event Planning Challenge No. 1 bezeichnen. Events leben von ihren Besuchern. Wird die erforderliche Besucherzahl nicht erreicht, ist dies aus Veranstaltersicht nicht nur unter wirtschaftlichen Aspekten suboptimal (weniger Ticketerlöse), sondern auch die Atmosphäre leidet unter vielen unbesetzten Plätzen. Ein funktionierendes Eventmarketing muss her. Dafür sind vor allem drei Dinge wichtig: Eigene Medien, Multiplikatoren und "Kopfkino". Über eigene Medien, zu denen auch Dialogmedien, wie eigene News- und Einladungsverteiler zählen, und über Multiplikatoren (exteren Medien und Influencer) kann man die nötige Reichweite aufbauen, um das Event in der Zielgruppe möglichst breit zu bewerben. Das "Kopfkino" ist wichtig, um die Lust auf den Eventbesuch zu steigern. Emotionale Bilder, Szenen, Videoclips, ein Programm, das sich wie eine gute Story liest, und ein Stil, der die Menschen persönlich anspricht und in ihre Idealwelt führt, sind für dieses "Kopfkino" essenziell. Je emotionaler, je beeindruckender das Vorerleben des Events im Geiste ausfällt, desto mehr Menschen können zum Besuch bewegt werden.
Herausforderung 2: Agile Programmplanung
In ein paar Tagen, am 9. Januar 2024, beginnt mit der CES in Las Vegas (USA) wieder einmal die größte Tech-Show der Welt. Im letzten Jahr punkteten die Verantwortlichen durch ihr sicheres Gespür für neue Trendthemen. So nahmen sie kurzfristig die Hype-Themen "KI & ChatGPT" ins Programm auf und stellten sogar eine eintägige Konferenz hierzu auf die Beine. Die EventmasterBook.de-Redaktion nennt dies "Agile Programmplanung". Agile Programmplanung erfordert ein großartiges Eventteam, das bei der Fixierung der Agenda nicht nur Raum für neue Trends einplant, sondern auch aktuelle Lifestyle- und Businessthemen durch ein konsequentes Monitoring verschiedenster Quellen sicher aufspürt. Große Events haben oft einen sehr langen Planungsvorlauf. Nicht selten müssen das Eventprogramm, die Location, die Ausstattung etc. bereits Monate vor dem Eventtermin fixiert sein. Wer es schafft, noch kurzfristig, ggf. sogar 1 bis 2 Wochen vor dem Eventtermin, einen aktuellen Mega-Trend in das Programm zu integrieren, ohne nur an der Oberfläche zu kratzen, kann viel Begeisterung ernten – und den ein oder anderen bislang Unentschlossenen noch zur Teilnahme bewegen.
Herausforderung 3: Step-by-step zum nachhaltigen Event
Spaß oder Umwelt? Das ist die häufig gestellte Frage, wenn es um das Thema "Nachhaltige Events" bzw. Green Events geht. Auf wieviel Glamour, auf wieviel Genuss, auf welchen Spaß sind wir bereit zu verzichten? Eigentlich ist diese Frage völlig falsch gestellt, denn nachhaltige Events müssen nicht zwingend mit weniger Erlebnisfaktor einhergehen. Allerdings ist das Thema "Verzicht" in diesem Zusammenhang gar nicht so abwegig, wenn man alleine die Frage nach den geeigneten "Give-aways" betrachtet. Unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit verzichtet man als Veranstalter am besten ganz auf Werbeartikel, oder man wählt ausschließlich digitale Give-aways, wie Gutscheine, kleine Games und andere Gadgets. Aber selbst diese digitalen Alternativen sind unter Nachhaltigkeitsaspekten nicht ideal. Die Herausforderung der Eventmanager in puncto Nachhaltigkeit liegt primär auf analytischer Ebene, konkret auf dem Gebiet der Besucheranalyse: Wie "tickt" die Besucher-Zielgruppe? Ist sie stark nachhaltig orientiert oder eher nicht? Welche Nachhaltigkeitsfaktoren sind ihr sehr wichtig (z.B. Energie, Mobilität, Zero Waste etc.), welche weniger oder gar nicht? Was empfindet sie als "wünschenswert" oder sogar als "Must have", wie z.B. Müllreduktion. Was empfindet sie ggf. als hinderlich oder sogar als Bevormundung? Häufig fällt eine rein vegane Essensauswahl unter diese Kritik.
Fakt ist: Wer seine Veranstaltungen nachhaltiger gestalten will, sollte sich tief in die Zielgruppe hineindenken und schauen, wie die Grenzen für die Besucher auf eine gangbare Art und Weise in Richtung "Green Event" verschoben werden können. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier – nicht gerne verzichtet er auf lieb gewonnene Genüsse und Erlebnisse. Wer künftig nachhaltiger veranstalten will, muss "Tolles, aber Umweltbelastendes" durch "Tolles, aber Umweltfreundliches" ersetzen. Einfach wegstreichen gilt (und wirkt) nicht, und was dem Eventplaner (aus seiner alleinigen Perspektive) am besten gefällt, spielt keine Rolle. Das Maß der Dinge ist stets der Kunde, konkret hier: der Besucher.
Herausforderung 4: Sicherheit und Risikomanagement
Jede Veranstaltung, egal, ob groß oder klein, ob B2B oder B2C, ist stets mit gewissen Risiken verbunden. Auch durch ein einziges herumliegendes Kabel kann man sich die Knochen brechen, in einem kleinen (nicht gesicherten) Teich kann man, wenn’s schlecht läuft, unglücklich ertrinken. OK, die Schwarzmalerei ist vielleicht übertrieben, aber jeder, der schon Veranstaltungen geplant und vor Ort gemanagt hat, weiß, dass "Shit happens" keine leere Redenwendung ist. Bei Großveranstaltungen steigen die Risiken aus Veranstaltersicht schon fast ins Unerträgliche. Hut ab vor denen, die es trotzdem wagen. Eine saubere Risikoanalyse, ein möglichst lückenloses Sicherheitskonzept, eine gute Zusammenarbeit mit den örtlichen Behörden, Ordnungsamt, Feuerwehr etc. sowie eine perfekt gebriefte Event- und Security-Crew vor Ort sind essenziell für die Machbarkeit. Künstliche Intelligenz und innovative Technologien werden in Zukunft weiter helfen, die Herausforderungen in puncto Sicherheit und Risikomanagement noch besser zu meistern.
Herausforderung 5: Kreativität und Talente
"Same Procedure as Every Year …" – das Erfolgsrezept der Silvester-Comedy "Dinner for One" ist im Event-Business absolut deplatziert. Menschen wollen immer Neues entdecken, neue Erfahrungen machen, neue Locations sehen, neue Erlebnisse genießen. Es müssen nicht immer Superlative sein, die im nächsten Jahr oder beim Folge-Event stetig getoppt werden müssen, aber kreative Veränderungen und Weiterentwicklungen werden erwartet. Deshalb gehört "Kreativität", die man mit Kreativitätstechniken beflügeln kann, sofern man nicht mit diesem Talent geboren ist, ganz sicher zu den Schlüsselqualifikationen eines Eventplaners.
Ein Eventplaner organisiert nicht nur, er/sie konzipiert die Events. Ein breites Interesse an gesellschaftlichen Trends, Offenheit gegenüber neuen Technologien, Interesse an Kunst, Kultur, Musik, Reisen und vor allem auch an anderen Menschen, hilft ungemein, wenn es darum geht, begeisternde Eventkonzepte zu entwickeln. Die Herausforderung besteht dabei nicht alleine darin, eigene kreative Fähigkeiten zu entwickeln, sondern auch möglichst vielseitig interessierte Menschen als Talente für die eigene Event-Crew zu gewinnen. Zwar können KI-Tools in Zukunft verstärkt bei der Eventplanung unterstützen, die menschliche Intuition und Kreativität ist aber durch nichts zu ersetzen. KI arbeitet stets nach bestimmten Regeln: Raus kommt, was schon drin ist – auch, wenn Planungsprozesse mittels KI deutlich schneller ablaufen als allein mit "HI" (Human Intelligence). Echte Geistesblitze, d.h. diesen genialen Mix aus Wissen, Intuition, Situation und Emotion, der zu etwas vollständig Neuem führt, hat aber nur der Mensch – das darf man auf Basis des Kenntnistandes über die Funktionsweise von KI zumindest zur Zeit noch hoffen und glauben.
Titelbild / Collage: eventmasterbook.de Magazin Redaktion – Herausforderungen für die Eventplanung 2024
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