Manchmal ist es wie verhext – trotz guter Vorbereitung muss eine Veranstaltung abgesagt werden, weil die Rahmenbedingungen dies zwingend erfordern. Sei es der unvorhersehbare Ausfall des Top Acts, eine Gefahrenlage wie bei der Corona-Pandemie oder widrige Wetterbedingungen speziell bei Outdoor Events. Wenn bereits Tickets verkauft wurden, tut eine Absage besonders weh. Damit die Enttäuschung nicht zu groß wird und sowohl die Fans als auch die Event Partner treu bleiben, kann man als Veranstalter einiges tun.
Jüngstes Beispiel für ein Top-Event, deren Veranstalter bei der Absage Fingerspitzengefühl beweisen mussten, ist das GP ICE RACE. Das legendäre Autorennen auf Eis sollte vom 27. bis 29. Januar 2023 in Zell am See (Österreich) stattfinden. Aufgrund der andauernden und außergewöhnlichen Warmwetterlage in den österreichischen Alpen wurde das Event nun abgesagt. Dazu haben sich die Veranstalter in Rücksprache mit den Partnern und Sponsoren entschlossen. Bereits erworbene Tickets werden vollständig zurückerstattet.
Ferdi Porsche, Geschäftsführer und Veranstalter des GP ICE RACE, erklärte dazu gegenüber den Medien: "Das GP ICE RACE ist für alle Fans ein Erlebnis. Deshalb fällt es uns sehr schwer, das traditionelle Eis-Event absagen zu müssen. Die aktuelle Warmwetterlage lässt uns leider keine andere Wahl. Ich bedanke mich ausdrücklich bei unseren Fans und Unterstützern. Es waren wirklich harte Wochen, aber wir schauen jetzt nach vorne und freuen uns auf ein Wiedersehen am Grossglockner."
Eindeutig erklärt wurde auch, dass es keinen Ersatztermin geben wird. Nach akribischer Vorbereitung und vielversprechenden Bedingungen Anfang Dezember, hat der Wetterumschwung der letzten Wochen die Eisreserven unter das Minimum geschrumpft und keine weitere Eisproduktion zugelassen. Auch eine kurzfristige Suche nach Alternativlösungen zeigte schnell auf, dass hier die notwendigen Voraussetzungen für einen sicheren und reibungslosen Ablauf der Veranstaltung nicht gegeben waren. Insofern ist die Absage nachvollziehbar.
Diese belegbare Begründung einer Event-Absage ist wichtiger Bestandteil jedes guten Krisen-Managements. Als Veranstalter sollte man sich bereits im Vorfeld überlegen, wie man mit Krisen dieser Art umgeht. Meist ist zum Zeitpunkt, zu dem klar ist, dass ein Event nicht planmäßig stattfinden kann, so viel Hektik und Druck im Spiel, dass es kaum gelingt, mit kühlem Kopf alle richtigen / wichtigen Maßnahmen in die Wege zu leiten.
Über das korrekte Verhalten gegenüber Besuchern, Partnern und Sponsoren muss man sich als Veranstalter für den Fall einer Event-Absage bereits in der Event-Planungsphase gedanklich und organisatorisch auseinandersetzen. Hier 5 Tipps, die dabei helfen:
1. Deadline fixieren, Absage frühzeitig kommunizieren
Meist versucht man als Veranstalter eine Absage irgendwie zu vermeiden, weshalb man vergleichsweise spät die Notbremse zieht. Allerdings führen sehr kurzfristige Absagen zu viel mehr Verärgerung auf Seiten der Besucher:innen sowie ggf. auch zu einem erhöhten Schaden auf Seiten der Dienstleister, Partner und Sponsoren als Absagen mit mehr Vorlauf. Tipp: Setzen Sie bei der Erstellung des Event-Timings eine Deadline für die späteste Absage. Definieren Sie ferner geeignete Frühwarnindikatoren, die Ihnen frühzeitig signalisieren, dass die planmäßige Durchführbarkeit der Veranstaltung gefährdet ist oder ggf. unmöglich wird. Stimmen Sie sich rechtzeitig mit den beteiligten Partnern über das ideale Vorgehen ab.
2. Transparenz und Offenheit
Legen Sie die Gründe für die Absage offen, sorgen Sie für Transparenz. Wenn für alle Beteiligten und Betroffenen nachvollziehbar ist, warum die Veranstaltung abgesagt werden musste, ist der Image-Schaden deutlich geringer, als wenn Besucher und Geschäftspartner im Dunkeln tappen.
3. Dramatik vermeiden
Absagen haben immer gute Gründe, doch als Veranstalter sollte man die Darstellung der Situation auch nicht übertreiben. Wer die Absage mit wahren "Weltuntergangs-Szenarien" begündet, muss sich nicht wundern, wenn beim Folge-Event die Gäste vorsichtiger sind und ggf. fernbleiben. Zu viel Dramatik zerstört Vertrauen. Besser ist es, ehrlich, aber bei der Sache zu bleiben. Zudem tut eine Portion Optimismus gut. Nehmen Sie sich ein Beispiel an der Formulierung von Ferdi Porsche (Zitat s.o.): "… Es waren wirklich harte Wochen, aber wir schauen jetzt nach vorne und freuen uns auf ein Wiedersehen am Grossglockner."
4. Großzügigkeit
Großzügigkeit ist die Tugend der Starken und Zuversichtlichen. Alle anderen jagen lieber jedem Cent hinterher, feilschen um jede Kleinigkeit und neigen dazu, andere zu übervorteilen. Wenn eine Veranstaltung abgesagt wird, aus Gründen, die der Besucher nicht zu vertreten hat, sollte man die Tickets ohne jede Diskussion zurücknehmen oder zumindest einen genau gleichwertigen Ersatz anbieten.
Bei abgesagten Veranstaltungen ist der gleichwertige Ersatz immer schwierig, wurde vom Besucher doch ein ganz bestimmtes Datum "gekauft", das bei Absage eigentlich nicht ersetzbar ist. Man hatte genau zu diesem Termin Zeit, hatte sich genau auf diesen Termin gefreut, sich mit Freunden verabredet etc. Deshalb sind Ersatztermine oder die Umwandlung von Tickets in Gutscheine oft nur ein Trostpflaster. Seien Sie sich dessen bewusst. Wenn es das Budget verträgt, sollte man in diesen Fällen ein unerwartetes "Goody" parat haben, um den Trostpreis etwas aufzupolstern. Zum Beispiel könnte man dem Ersatzticket einen Getränke-Gutschein beilegen oder eine sonstige unerwartete Zugabe einplanen.
5. Risikomanagement im Vorfeld
Krisenmanagement ist gut, aber besser ist es, wenn bei Veranstaltungen erst gar keine Krisen aufkommen. Deshalb sollte man jedes Eventkonzept vor Umsetzung immer auf mögliche Risiken checken und prüfen, wie anfällig das Konzept für Pleiten, Pech und Pannen ist. Diskutieren Sie im Team, mit dem Management, den Sponsoren und beteiligten Dienstleistern, inwieweit Sie (alle) bereit (und fähig) sind, diese Risiken in Kauf zu nehmen. Reicht das finanzielle Polster, um Tickets ggf. komplett zu erstatten? Sind die beauftragten Partner und beteiligten Sponsoren bereit, einen Teil des Risikos mitzutragen (sprich: auf Kostenerstattungen, Honorare und sonstige Gegenleistungen teilweise oder komplett zu verzichten)?
Die Verträge müssen entsprechende Passagen enthalten – aber auch menschlich sollte man sich verstehen. Die Beziehungsebene ist umso wichtiger, je größer die Veranstaltung ist und je größer die Kosten und das Risikopotenzial ins Gewicht fallen. Vor allem bei Großveranstaltungen braucht man verlässliche, kooperationsbereite Partner, welche die Kraft, das Wissen und den Willen haben, ihren Teil zum Krisenmanagement beizutragen. Wenn man seine Event Partner diesbezüglich sorgfältig aussucht, lassen sich viele Unwägbarkeiten und Stolpersteine meistern.
Bild: Screenshot v. 14.01.2023 | GP ICE RACE 2023 (Website https://gpicerace.com/)
Verwandte Themen:
Eventabsage, Event-Absage, Event, Krisenmanagement, Event-Psychologie, Event absagen, Eventorganisation, Eventmanagement, Tipps, Transparenz, Kommunikation, Fairness, Pannenmanagement, Event Sponsoren, Event Dienstleister, Risikoanalyse, Events, Sport-Event, Outdoor-Event, Motorsport-Event, Autorennen, Eisrennen, GP ICE RACE
