Wer ein neues Messe- oder Eventprojekt plant, beginnt in der Regel mit den typischen konzeptionellen Fragen: Welches Format? Welcher Veranstaltungsort? Welches Programm? Welche Technik? Was könnte für die Zielgruppe ein echter Wow!-Faktor sein? etc. Die Liste der relevanten Aspekte für die Eventplanung ist lang. Doch wer als Eventmanager einen nachhaltigen Impact erzeugen möchte, sollte beachten, dass nicht Konzept & Logistik am Anfang aller Planung steht, sondern eine einzige Frage, die die bewährte Planungslogik auf den Kopf stellt.
Ein Ratgeberartikel der: AdCoach Academy, Kompetenzteam Events
Die Event-Branche verschiebt ihren Planungsfokus: Vom Erlebnisfaktor zum realen Outcome
Die Planung von Veranstaltungen war stets eine komplexe Aufgabe. Heute steigen die Anforderungen weiter, da Event-Profis eine Vielzahl von Variablen gleichzeitig ausbalancieren müssen. Neben klassischen Planungsdetails spielen Erwartungen des Managements, eine lückenlose Teilnehmererfahrung, abteilungsübergreifende Absprachen und viele weitere Faktoren eine zentrale Rolle.
Warum man Messeauftritte und Events vom Ergebnis her planen muss
Häufig stürzen sich die Messe- und Event-Teams beim ersten Projektmeeting in konkrete Planungsfragen und setzen an der falschen Stelle an: Sollten wir ein neues Setting probieren oder das bewährte beibehalten? Brauchen wir mehr technisches Equipment als beim letzten Mal? Einen anderen Ablauf? etc.
Auch wenn diese Fragen zu einem späteren Zeitpunkt wichtig sind – die optimale Planung startet mit einer ganz anderen Frage. Sie ist der Game-Changer im Eventmanagement und die Antwort auf sie bestimmt maßgeblich den Return on Investment (ROI).
Die #1 Frage lautet: WAS WOLLEN WIR KONKRET ERREICHEN?
Der Planungsfokus muss sich weg von den typischen Fragen zur Veranstaltungsorganisation hin zum gewünschten Outcome verlagern. Die Investitionen für Live-Marketing-Formate sind zu groß, als dass es bei der alleinigen Erlebniorientierung bleiben kann. Eine positive Besuchererfahrung und glückliche Gäste sind prima, aber keine Geschäftsergebnisse. Wer sicherstellen will, dass der ROI nicht am gleichen Tag verpufft, muss Veranstaltungen im geschäftlichen Kontext konsequent vom Ergebnis her planen.
Von der Kernfrage zum Zielsystem: Eventziele für unterschiedliche Stakeholder definieren
Bei der Konkretisierung des gewünschten Ergebnisses hilft eine Betrachtung aus unterschiedlichen Perspektiven. Im Planungsmeeting lautet die erste Frage zunächst pauschal: Was wollen wir konkret erreichen? Die Antwort muss allerdings differenziert ausfallen.
Da ein Event selten nur eine einzige Zielgruppe bedient, ist es ratsam, diese Kernfrage für die verschiedenen Stakeholder zu konkretisieren.
Was ist aus Sicht des Veranstalters/Managements zu erreichen?
Was aus Sicht der Teilnehmenden?
Was aus Sicht der beteiligten Partner?
Was aus Sicht des Sales-Teams?
Und was aus Sicht des Messe-/Eventteams?
Daraus entsteht dann ein Zielsystem, das alle Stakeholder-Interessen abdeckt.
Hier ein Beispiel:
- Ziel/e des Veranstalters/Managements: Das Event zahlt direkt auf strategische Unternehmensziele ein und stärkt die Marke. (Alles in messbaren Zahlen.)
- Ziel/e des Vertriebs/Sales: Die Generierung qualifizierter Leads, die Vertiefung von Kundenbeziehungen und die direkte Unterstützung von Verkaufsprozessen.
- Ziel/e für die Teilnehmenden: Ein echter Mehrwert durch direkt anwendbares Wissen, Inspiration und persönlichen Erfahrungsaustausch, sodass sich die investierte Zeit spürbar gelohnt hat.
- Ziel/e für Partner und Sponsoren: Eine attraktive Plattform für die optimale Markenpräsentation und neue Zielgruppenkontakte.
- Ziel/e des Eventteams: Verbesserte Planbarkeit, objektive Bewertung der Ergebnisse und eine darauf basierende stetige Optimierung der Konzepte und Prozesse.
Sobald die Stakeholder-spezifischen Eventziele von allen Beteiligten verstanden und konkretisiert wurden, greifen die nachgelagerten Schritte nahtlos ineinander. Das Planungsteam erhält eine klare Richtung, Referenten können ihre Inhalte präziser auf die Ziele abstimmen und Kreative sowie Producer arbeiten auf einen gemeinsamen Zweck hin. Bereichsegoismen werden so erfolgreich überwunden.
Take-away: Events besser "rückwärts" (d.h. vom Ende ausgehend) planen
Die Frage nach dem "Outcome" (Resultat, Ergebnis) eines Events dreht die alte Planungslogik um. Gestartet wird nicht mit den üblichen konzeptionellen & logistischen Fragen, sondern mit den messbaren Resultaten, die die Veranstaltung aus Sicht der verschiedenen Stakeholder bringen soll. Nur so kann das Eventkonzept von Anfang an richtig ausgestaltet werden.
Herausragende Live-Erlebnisse und erfolgreiche Business-Events entstehen nicht durch Geistesblitze. Sie basieren auf einem durchdachten Ansatz, der aus einem klaren "Zielfoto" resultiert. Wer den Blick von der reinen Ausführung auf das sicht-, spür- und messbare Endergebnis lenkt, schafft die Basis für stringente Abläufe und echten Erfolg.
Über AdCoach
Die AdCoach Academy ist seit mehr als 25 Jahren am Weiterbildungsmarkt aktiv und bietet verschiedene Seminare und Live-Webinare zu aktuellen Themen des professionellen Eventsmanagements an. Die Trainer sind erfahrene Live-Marketing-Manager mit intensiver Praxis in der Eventkonzeption, -organisation und -umsetzung, Marketingexpertise und psychologischem Background, der im Marketing- und Eventbusiness besonders wertvoll ist. Die hohe Praxisorientierung der AdCoach Event Seminare wird von den Teilnehmenden, darunter zahlreiche Top 100 Unternehmen in der DACH-Region sowie Agenturen, Verbände, Vereine und Organisationen, besonders hervorgehoben. Die AdCoach Academy ist auf EventMasterBook.de mit einem eigenen Kursangebot vertreten. Weitere Informationen unter: https://eventmasterbook.de/kurse/
Titelbild: Die wichtigste Frage, bevor die Eventplanung beginnt, lautet anders als man denkt (Visual: EventMasterBook.de Redaktion; Hintergrundbild: Canva Stock)
Zusammenfassung (Abstract):
Dieser Ratgeberartikel der AdCoach Academy zeigt, dass erfolgreiche Eventplanung nicht mit den typischen Fragen zur Formatwahl oder Programmgestaltung beginnen sollte, sondern die Frage nach dem angestrebten Outcome die Basis bildet. Anhand eines strukturierten Zielsystems für Management, Vertrieb, Teilnehmende, Partner und das Eventteam wird erläutert, wie ein strategischer Perspektivwechsel zu mehr Planungssicherheit und messbarem Erfolg führt.
Verwandte Themen:
Eventplanung, Eventmanagement, Business-Events, Eventstrategie, Veranstaltung planen, Eventziele, Stakeholder-Management, Live-Marketing, Event-Outcome, Event-Tipps, Eventmanagement Wissen, Event-Wissen, Trends im Eventmanagement
