In vielen Jobs ist ein gutes Projektmanagement das "A" und "O". Im Eventmanagement gilt dies in besonderer Weise, da hier die Aufgaben besonderes vielfältig sind und das Timing unbedingt eingehalten werden muss. Viele Eventmanager*innen würden am liebsten gar nicht in Urlaub gehen, bevor ein Projekt fertig organisiert ist. Doch mit folgenden Tipps ist die Urlaubsübergabe kein Problem.
In den folgenden Beitrag gibt Anton Bollen, Experte für Wissensmanagement und videogestützte Weiterbildung bei dem Softwareentwickler TechSmith, Tipps für die perfekte Urlaubsübergabe von komplexen Projekten, zu denen auch Events und Veranstaltungsprojekte gehören.
1. Im Vorfeld: Projekte sauber dokumentieren, Ablage optimieren
Im täglichen Doing empfiehlt es sich, wiederkehrende Arbeitsabläufe stets sorgfältig zu dokumentieren. Ein gutes Ablagesystem ist essenziell, damit sämtliche Dateien und Informationen im Bedarfsfall schnell zu finden sind. Wer hier bereits im Vorfeld sauber und gewissenhaft arbeitet, spart sich und seinen Kolleg*innen in akuten Fällen, wie bei Urlaubsübergaben, viel Zeit und schont die Nerven. Am besten gewöhnt man sich an, regelmäßig die eigene Dateiablage zu prüfen, aufzuräumen und zu archivieren. Sofern es im Unternehmen noch kein einheitliches System zur Ablage und Benennung von Dateien oder Ordnern, sollte man sich um verbindliche Vorgaben und gemeinsame Standards bemühen, z.B. im Rahmen eines Projektmanagement-Workshops.
2. Genügend Vorlaufzeit für die Übergabe einplanen
Am letzten Arbeitstag noch schnell einem/r Kolleg*in die eigene Aufgabenliste in die Hand drücken und dann in den Urlaub verschwinden, führt nicht selten zu Frust und Problemen. Die optimale Vorlaufzeit für Jobübergaben hängt von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel von der Dauer der Abwesenheit und von der Frage, wie viele Projekte und Aufgaben während dieser Zeit insgesamt anstehen. Viele Unternehmen halten Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in einem Jahresplan fest und organisieren sich mit fixen Vertretungsplänen, die als Planungshilfe dienen. Optimal ist es, ca. zwei Wochen vor dem Urlaub mit dem Team oder Vertretung zu bespechen, wann die eigentliche Übergabe stattfindet und ob die Urlaubsübergabe nur an eine Person oder mehrere Vertretungen erfolgt.
3. Übergabeprotokoll erstellen
In einem schriftlichen Übergabeprotokoll sind alle wichtigen Punkte für die Vertretung enthalten: Anstehende Aufgaben während der Abwesenheit, inklusive Deadlines, Ansprechpartner und sonstige Termine, ferner Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Während des persönlichen Übergabetermins (s. Punkt 5) kann man ggf. noch Ergänzungen im Protokoll vornehmen. Ferner ist es wichtig, alle Dokumente, die für die Fortsetzung der Arbeit essenziell sind, in einem Dokumentenbereich abzulegen, der für die Vertretung jederzeit zugreifbar ist.
4. Visuelle Helfer: Screenshots und Bildschirmvideos
Je nach Aufgabe kann es sinnvoll sein, umständliche Beschreibungstexte zu sparen und stattdessen – oder ergänzend – erklärende Screenshots oder kurze Bildschirmvideos einzusetzen, die die jeweiligen Arbeitsabläufe veranschaulichen und damit der Urlaubsvertretung die Arbeit erleichtern. So kann man beispielsweise die Bedienung einer für das Eventmanagement genutzten (Eventplanungs-) Software erläutern, indem die einzelnen Schritte am Rechner ausgeführt und der Bildschirm aufgezeichnet wird. Solche Videos eignen sich auch, um einen Projektstand sauber zu dokumentieren.
5. Persönliche Übergabe einplanen
Egal, ob man im Büro oder "remote" (auf Distanz) zusammenarbeitet: In jedem Falle sollte es einen persönlichen Übergabetermin mit der Vertretung geben. Im persönlichen Gespräch oder auch im Video-Call lassen sich Aufgaben besser und verständlicher weitergeben als ausschließlich in Form von digitalen Arbeitsanweisungen und Dokumenten. Wenn die Übergabe sehr komplex ist, plant man am besten mehrere Termine ein und übergibt die Arbeit häppchenweise. So bleibt noch Zeit für zwischenzeitlich aufkommende Fragen. Findet die Übergabe per Video-Meeting statt, kann man auch dieses aufzeichnen, damit die Vertretung noch einmal darauf zugreifen kann. Ein solches Screen-Recording ist laut Anton Bollen eine ideale Ergänzung zum Übergabeprotokoll und sollte jederzeit während der eigenen Abwesenheit für die Vertretung/en zugänglich sein.
6. Auch Kunden und Kooperationspartner rechtzeitig informieren
Alle involvierten Parteien – Kunden, Kooperationspartner, Kolleg*innen – sollten rechtzeitig vor dem Urlaub informiert und die Vertretung benannt werden. Das ist nicht nur eine nette Geste, sondern vermeidet unangenehme Überraschungen oder Irritationen.
7. Abwesenheitsnotiz für E-Mails sowie Telefonumleitung
Den Entwurf für die automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails sollte bereits ein paar Tage vorab erstellt werden, damit sich keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen, denn diese machen keinen guten Eindruck. Zudem muss die Abwesenheitsnotiz pünktlich aktiviert (und nach dem Urlaub auch wieder rechtzeitig deaktiviert) werden. Wichtig ist auch, dass die eigene Telefon-Durchwahl während des Urlaubs nichts ins Leere klingelt, sondern eine Umleitung auf die Vertretung oder die Zentrale erfolgt. Diese sollten informiert sein.
Über TechSmith
TechSmith (techsmith.de) entwickelt Software-Programme, mit denen Bildschirminhalte erfasst und visuelle Medieninhalte erstellt, bearbeitet und veröffentlicht werden können. Mit den Programmen können Arbeitnehmer ihr Wissen dokumentieren, Trainingsvideos und -unterlagen erstellen, Produktdemos multimedial aufbereiten, teilen und in digitalen Wissensdatenbanken speichern. Die Software von TechSmith ist laut eigenen Aussagen in 7 Sprachen erhältlich und wird von mehr als 73 Millionen Anwendern in über 190 Ländern verwendet.
Titelbild: Anton Bollen, Experte für Wissensmanagement und videogestützte Weiterbildung bei TechSmith, gibt 7 Tipps, mit denen die Urlaubsübergabe in diesem Sommer reibungslos klappt. (Bildrechte: TechSmith)
Verwandte Themen:
Eventplanung, Eventmanagement, Projektmanagement, Selbstorganisation, Selbstmanagement, Tipps, Urlaub, Urlaubsvertretung, Urlaubsübergabe, Jobübergabe, Projektübergabe, Aufgabenmanagement
Kategorie(n):
