Die Kommunikation mit Teilnehmenden gehört zu den zentralen Aufgaben im Eventmanagement. Ob Kongress, Messe oder Festival – Fragen zu Programmpunkten, Räumen, Catering oder kurzfristigen Änderungen gehören zum Alltag. Klassische Informationskanäle stoßen dabei häufig an ihre Grenzen: Infostände sind personalintensiv, E-Mails oder Aushänge liefern oft unvollständige Informationen, und besonders bei internationalen Events entstehen Sprachbarrieren.
Hier kann Künstliche Intelligenz (KI) helfen. Das beliebte KI-Tool ChatGPT von OpenAI ermöglicht es, Teilnehmerfragen automatisiert, rund um die Uhr und in natürlicher Sprache zu beantworten. Mit einem Chatbot als digitalem Event-Assistenten lassen sich Informationsprozesse erheblich vereinfachen, Personalressourcen schonen und die Teilnehmerzufriedenheit steigern.
In diesem Fachbeitrag erklärt die EventMasterBook-Redaktion, wie Künstliche Intelligenz (KI) bei Events und im Eventmanagement eingesetzt werden kann. Im Fokus des Artikels steht die Automatisierung der Teilnehmerkommunikation – und wie diese mit ChatGPT, speziell mit einer Event-Chat-App in ChatGPT, gelingen kann.
ChatGPT als digitaler Assistent für die Teilnehmer-Kommunikation
ChatGPT ist ein KI-basiertes Sprachmodell, das natürliche Sprache versteht und kontextbezogene Antworten generiert. Für die verbesserte Teilnehmer-Kommunikation bei Events kann eine App bei ChatGPT als digitaler Infopoint sehr nützlich sein. Teilnehmende können über die App Fragen stellen wie "Wann beginnt der Vortrag von Frau Müller?", "Wo befindet sich Raum 3?" oder "Gibt es vegetarische Optionen beim Catering?". Die KI greift dabei auf zuvor hinterlegte Eventdaten zurück, interpretiert die jeweilige Frage und liefert eine verständliche, zielgerichtete Antwort. So entsteht ein eventspezifischer Teilnehmerservice, der jederzeit via ChatGPT verfügbar ist.
Typische Anwendungsfelder im Eventmanagement
Eine KI-gestützte Event-App kann vielfältige Aufgaben übernehmen. Im Zentrum einer Chat-App steht der Informationsservice: Teilnehmende können Programmpunkte abfragen, Raumzuweisungen erfahren oder sich über Anfahrts- und Lagepläne informieren. Ebenso lassen sich Support-Fragen beantworten, etwa zum Check-in, zum Networking oder zu allgemeinen Programmabläufen. Dank der Fähigkeit, mehrere Sprachen gleichzeitig zu verarbeiten, eignet sich ChatGPT besonders für internationale Events.
Vorteile für Veranstalter und Teilnehmende
Für Event-Veranstalter bringt ein KI-gestützter Chatbot vor allem organisatorische Entlastung: Standardfragen müssen nicht mehr manuell beantwortet werden, Infopoints können reduziert werden, und die Qualität der Informationen bleibt konstant. Zudem ist der Service rund um die Uhr verfügbar und lässt sich bei steigender Teilnehmerzahl problemlos skalieren.
Für Teilnehmende bedeutet dies unmittelbare und individuelle Antworten, unabhängig von Ort und Zeit. Die dialogbasierte Kommunikation erleichtert die Informationssuche, erhöht den Service (im Vergleich zu statischen FAQ-Pages) und senkt die Hemmschwelle (im Vergleich zu klassischen Helplines).
Datenschutz und Verantwortung
Der Einsatz von KI erfordert besondere Sorgfalt in Bezug auf Datenschutz und Verantwortung. Von der KI dürfen keine sensiblen personenbezogenen Daten ausgegeben werden, die nicht ausdrücklich freigegeben sind. Die Datenverarbeitung muss stets DSGVO-konform erfolgen.
Außerdem sollte transparent kommuniziert werden, dass es sich bei der App um einen automatisierten, KI-gestützten Service handelt, der bestimmte Informationen bereitstellt und andere Themenbereiche ggf. auch ausschließt. Regelmäßige Qualitätskontrollen helfen, Fehlinformationen zu vermeiden und den Service zuverlässig zu gestalten.
Wirtschaftlichkeit: Kosteneffizienz durch Automatisierung
Der KI-gestützte Event-Chatbot arbeitet nutzungsabhängig über API-Modelle. Die Kosten hängen von der Anzahl der Anfragen, der Länge der Antworten und dem verwendeten Sprachmodell ab. Für kleinere und mittlere Veranstaltungen bewegen sich die Ausgaben häufig im niedrigen zweistelligen Eurobereich.
Im Vergleich zu personell besetzten Infopoints oder Helplines bietet die Automatisierung mittels KI eine attraktive, skalierbare und flexible Lösung, um die Teilnehmerkommunikation bei Messen und größeren Business-Events kosteneffizient zu realisieren.
Frage: Wie baut man einen Event-Chatbot, der über ChatGPT nutzbar ist?
Hier ist die Antwort (kurz, aber konkret):
- Eine solche Funktion kann man mit dem OpenAI "Apps SDK" und eigener Entwicklung (Code, UI, Backend) erstellen. Die App wird über eine API angebunden. Die Nutzung ist vom App-Herausgeber nach Intensität der Nutzung (s.o.) zu bezahlen.
- Der Prozess, um in den ChatGPT App Pool zu kommen, läuft wie folgt: App bauen → bei OpenAI einreichen → von OpenAI überprüfen lassen → bei Erfolg im App Directory von ChatGPT veröffentlichen.
- Technisch und inhaltlich muss man ein solches Projekt wie folgt angehen: Die ChatGPT-basierte Event-App, die viele verschiedene Fragen beantworten soll (Wann beginnt der Workshop X? Wo ist Raum B? Gibt es vegetarisches Essen? Wer spricht um 15 Uhr? Wo kann ich parken? Kann ich die Präsentationen später downloaden? etc.) braucht relevantes Event-Wissen, z. B. den genauen Programmplan (PDF / Website), Lagepläne, FAQ-Texte, den Speiseplan, Speaker-Infos, Notfallhinweise, etc. Diese Infos werden entweder direkt als Wissensbasis eingebunden oder von der KI aus einer Datenbank abgefragt. ChatGPT formuliert daraus verständliche Antworten.
Eine solche App nennt man einen "Chatbot mit eigener Wissensquelle" oder technisch "RAG" (Retrieval Augmented Generation). Extras, die eingebaut werden können, sind z. B. Mehrsprachigkeit, Push-Infos ("Der Raum wurde geändert") oder Feedback-Funktionen.
Ein Blick in die Zukunft: Vom Info-Chatbot zum persönlichen Erlebnis-Begleiter
Langfristig kann sich der KI-gestützte Chatbot vom reinen Auskunftssystem zu einem aktiven Begleiter der Teilnehmenden entwickeln. Er könnte personalisierte Tagespläne auf Basis individueller Interessen erstellen, Empfehlungen zu Programmpunkten geben, Besucherströme lenken sowie Ticketing- und CRM-Systeme integrieren.
Wie der Wandel vom klassischen Infopoint zum persönlichen "Co-Pilot" gelingt, behandelt ein nächster Beitrag auf EventMasterBook.de. (Melden Sie sich für den Newsletter an, um keinen Highlight-Artikel zu verpassen. Link im Footer).
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Titelbild: KI im Eventmanagement, KI-generiertes Key Visual zum Thema (Ersteller: EventMasterBook-Redaktion)
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Zusammenfassung: In diesem Fachbeitrag erklärt die EventMasterBook-Redaktion, wie Künstliche Intelligenz (KI) bei Events und im Eventmanagement eingesetzt werden kann. Im Fokus des Artikels steht die Automatisierung der Teilnehmerkommunikation – und wie dies mit ChatGPT (OpenAI) gelingen kann.
