Immer wieder gibt es bei Veranstaltungen Situationen, die zu Störungen oder Verzögerungen führen. So auch, wenn ein wichtiger Redner oder ein Künstler nicht rechtzeitig zum vereinbarten Zeitpunkt eintrifft, weil sich dessen Zug oder Flug verspätet hat oder ein Stau auf der Autobahn ursächlich ist.
Es gibt wohl nichts Peinlicheres bei Events mit Bühnenprogramm als Lücken im Programmablauf. Als Veranstalter bzw. Gastgeber ist es jedoch wichtig, in solchen Situationen ruhig zu bleiben und proaktiv zu handeln. Wenn man gut vorbereitet ist, kann aus der peinlichen Situation sogar noch ein echtes Event-Highlight werden.
Jeder Event-Verantwortliche sollte sich im Vorfeld des Eventtermins Gedanken über mögliche Pannen und Störungen machen. In einem "Plan B" sind alle in Frage kommenden Fallstricke (u.a. Rednerausfall oder Technikausfall) gelistet und die passenden Lösungen vorgegeben. An einem "Plan B" erkennt man den Profi. Wenn der schlimmste Fall erst einmal eingetroffen ist, hat man meist keine Zeit mehr für die Organisation alternativer Programmpunkte. Insofern sorgen versierte Eventmanger:innen bereits in der Planungsphase für den Fall der Fälle vor.
Nervosität ist fehl am Platz. Die Gäste merken gerade bei nicht geplanten Pausen schnell, dass etwas nicht stimmt. Wenn die Kommunikation ausbleibt, verlassen ungeduldige Besucher:innen vorzeitig den Saal, andere folgen. Das möchte man vermeiden. Daher ist es wichtig, sicher aufzutreten, offen zu kommunizieren und proaktiv zu handeln. Dies bedeutet, dass man nicht einfach abwartet und darauf hofft, dass irgendwann schon "alles gut wird", sondern ein gutes Pannenmanagement hat.
Hier einige Tipps für das richtige Verhalten bei Programmstörungen durch verspätete Redner oder Künstler:
Tipp 1: Offene, empathische Kommunikation
Kommunizieren Sie mit dem Publikum. Sprechen Sie offen über die Verzögerung und informieren Sie die Gäste, dass es zu einer Verspätung des Redners oder Künstlers kommt. Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten und versichern Sie, dass Sie intensiv daran arbeiten, das Programm planmäßig fortzusetzen. Falls noch andere Redner geplant sind und sich diese bereits vor Ort befinden, können Sie deren Auftritte ggf. vorziehen. Das ist stets die einfachste Lösung.
Tipp 2: In Kontakt bleiben, Updates geben
Geben Sie vor allem bei längeren Wartezeiten regelmäßige Updates zum weiteren Programmablauf. Halten Sie das Publikum über den Fortschritt und die geschätzte Ankunftszeit des Redners oder Künstlers auf dem Laufenden. Dies zeigt, dass Sie transparent kommunizieren und Unsicherheiten für die Gäste reduzieren.
Tipp 3: Publikum aktiv einbinden
Überbrücken Sie Wartezeiten, indem Sie das Publikum aktiv einbinden. Organisieren Sie z.B. eine spontane Diskussionsrunde auf dem Podium mit Teilnehmenden aus dem Publikum. Wählen Sie ein Thema, das mit dem Veranstaltungsthema zusammenhängt, aber keine tiefen Fachkenntnisse erfordert. Fragen Sie z.B. nach den wichtigsten Herausforderungen, welche die Gäste mit diesem Thema verbinden. Briefen Sie den Moderator bereits im Vorfeld der Veranstaltung, eine solche "Spontan-Diskussion" zu leiten, falls der (sehr seltene, aber mögliche) Fall eintritt, dass ein unersetzbarer Speaker oder Künstler sich verspätet.
Tipp 4: Spontane Ersatz-Redner
Wenn unter den Gästen sachkundige Personen sind, können Sie diese bitten, im Format eines "Elevator Pitches" (Kurzpräsentation, meist rein verbal, ohne begleitende ppt-Folien) ihre Erfahrungen zu dem Thema mit dem Publikum zu teilen. Wenn es Ihnen gelingt, 4 bis 5 Personen zu finden, die jeweils ein paar Minuten frei sprechen, oder 20 Minuten miteinander diskutieren, und dies mit einer 10- bis 15-minütige Fragerunde, unter Leitung des Moderators, kombinieren, haben Sie bereits eine Zeit von 30 bis zu 60 Minuten überbrückt.
Tipp 4: (Geplante) Ersatz-Programme
Bereiten Sie für den Fall der Fälle eine Ersatz-Präsentation vor, die ein Speaker aus den eigenen Reihen halten kann, wenn der Haupt-Act ausfällt. Sie können auch einen Kurzfilm zeigen, der zum Thema passt, oder mit dem Gästen eine Leinwand-Tour durch Ihren neuen virtuellen Showroom (falls verfügbar) machen. Überlegen Sie sich bereits in der Eventplanungs-Phase, welche alternativen Programmbausteine als Lückenfüller passen könnten.
Tipp 5: Spontanes Netzwerken
Bei längeren Verzögerungen können Sie die Zeit auch für ein spontanes Networking unter den Gästen nutzen. Machen Sie sich Gedanken, in welchen Bereichen der Location dieses stattfinden könnte und bereiten Sie auch ein paar Aktivitäten vor, die die Teilnehmenden motivieren, mit anderen Gästen zu interagieren, Ideen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen. Außerplanmäßiges Netzwerken kann einen sehr positiven Effekt auf die Gästezufriedenheit haben, wenn es gut vorbereitet ist und professionell moderiert wird.
Tipp 6: Erfrischung, Unterhaltung, Ausstellung
Bieten Sie bei Wartezeiten, die länger als 20 bis 30 Minuten dauern, und es kein Alternativ-Programm für die Gäste gibt, diesen auf jeden Fall die Möglichkeit, ihren Platz zu verlassen und sich bei ein paar Snacks und Drinks zu erfrischen. Musikuntermalung mit einer vorbereiteten Playlist oder ein "Foyer-DJ" können hier wahre Wunder wirken. Sehr gut ist auch eine flankierende Ausstellung, die die Gäste in der Zeit erkunden können. Achten Sie aber darauf, dass sich die Gäste nicht "festsetzen", wenn es dann mit dem Programm planmäßig weitergeht. Kündigen Sie an, dass die Bar, die Lounge-Ecke und auch die Ausstellung nach dem offiziellen Programm wieder geöffnet werden und es noch ausreichend Gelegenheit für Erfrischungen und neue Entdeckungen gibt.
Fazit: Bei Programmverzögerungen durch verspätete Redner oder Künstler hilft eine empathische, offene Kommunikation, die aktive Einbindung des Publikums, spontane (aber trotzdem gut vorbereitete) Networking-Aktivitäten sowie ein entspanntes Intermezzo mit Fingerfood, Drinks, Musik und ggf. auch einer flankierenden Expo. Gleiches gilt im Übrigen für den Fall, dass die Bühnentechnik ausfällt und die Technik-Crew etwas länger braucht, um das Problem zu beheben.
Titebild: Wenn bei einem Business-Event das Publikum wartet, weil der Top-Redner zu spät kommt, muss man proaktiv handeln und mit einem "Plan B" gut vorbereitet sein. (Bild-Collage: EventMasterBook.de Redaktion)
Verwandte Themen:
Eventmanagement, Eventplanung, Event-Pannen, Event-Risiken, Risikomanagement, Plan B, Pannen, Fallstricke, Programmverzögerung, Verzögerung, Verspätung, Redner, Künstler, Leerlauf, Bühnenprogramm, Lückenfüller, Pausenfüller, Rednerausfall, Bühnentechnik, Veranstaltungsmanagement, Events, Veranstaltungen, Eventplanung, Event Planning, Risk Management
Kategorie(n):
