Business Events sind durch die weltweite Corona Pandemie in 2020 und 2021 stark zurückgefahren worden. Trotz der steigenden Impfquoten und neuer Sicherheitskonzepte sind die meisten Unternehmen noch sehr vorsichtig damit, ihre Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner zu Präsenzveranstaltungen zu schicken.
Knapp zwei Jahre nun werden B2B Veranstaltungen, Messen und Firmen-Events fast ausschließlich virtuell durchgeführt. Die Resonanz ist durchaus unterschiedlich, es gibt viel Positives, aber auch Negatives zu berichten. Zahlreiche Menschen finden in den virtuellen Begegnungen jedoch keinen gleichwertigen Ersatz für reale Erlebnisse, Erfahrungen und Kontakte.
Dass es in 2022 jedoch zurück zur klassischen Vor-Ort-Veranstaltung geht, ist mehr als unsicher. Die Corona-Pandemie ist noch nicht vorbei, Unsicherheit und Zurückhaltung überall präsent. Dank sehr guter Event-Technologien und auf Basis der vielen Lerneffekte aus den vergangenen 1,5 Jahren, können Unternehmen ihre Business Events für 2022 jedoch durchaus optimistisch planen, wenn sie weiter auf digitale und / oder hybride Eventkonzepte setzen. Viele Branchenkenner prognostizieren, dass digitale Formate im nächsten Jahr weiter aus ihrer Ersatzrolle als "Plan B" herauswachsen und sich dauerhaft im Veranstaltungsportfolio von Firmen und Organisationen etablieren werden.
Doch was muss man beachten, um virtuelle Events erfolgreich(er) durchzuführen? Das Redaktionsteam von eventmasterbook.de hat die vielfältigen Ansatzpunkte auf 7 schnell umsetzbare Maßnahmen (Checkpunkte) verdichtet:
- Mehr faktischer Nutzen
- Mehr Agieren (statt Konsumieren)
- Mehr Service
- Mehr Pre-Event Aktivitäten
- Mehr "Echtheit"
- Weniger Leute
- Weniger Technik
1. Mehr faktischer Nutzen
Business Events, die vor Ort stattfinden, erhalten ihre Faszination aus der Gesamtheit der realen Erlebnisse – nicht nur aus dem reinen Informationswert. Dem ganzen "Event-Drumherum" (eine tolle Location, nette Leute, gutes Essen, ein tolles Rahmenprogramm, etc.) kommt eine besondere Bedeutung zu. Bei digitalen Veranstaltungen fallen viele dieser Begeisterungsfaktoren formatbedingt jedoch weg – umso größer muss also der faktische Nutzen sein. Was digitale Veranstaltungen im geschäftlichen Kontext also mehr als Präsenzveranstaltungen leisten müssen sind: Wissensvorsprung und Informationsmehrwert bieten, neue Kontakte fördern. Der Erfolg eines digitalen Events steht und fällt mit den Speakern, die auf ihrem Gebiet zu den Top-Spezialisten gehören und bereit sind, ihr tiefes Experten-Wissen auch mit anderen zu teilen (d.h. nicht nur in eigener Sache werben). Ferner braucht es eine Top-Moderation, der es gelingt, alle Teilnehmenden zu integrieren und das "Digitale Networking" auch auf die Distanz in Gang zu bringen.
2. Mehr Agieren als Konsumieren
Durch die Gruppendynamik und die Vorfreude auf das "Event-Drumherum" (s. Punkt 1) hält man es bei Präsenzveranstaltungen oft viel länger aus und ist auch bereit, einem längeren Frontalprogramm zu lauschen. Doch bei Remote-Events ist die Verlockung zu groß, einfach auszusteigen, wenn es (zu) komplex oder anstrengend wird. Deshalb ist es bei allen digitalen Veranstaltungen sehr wichtig, die Teilnehmer*innen vom Start weg in den Aktions-Modus zu bringen. Spannende Aufgaben, Micro-Challenges, "Ideenspinnen" in kleinen Gruppen, etc. – dies sind die Schlüssel zum Erfolg. Überfordern sollte man die Teilnehmenden jedoch nicht: Funktionierende Technik und gutes Arbeitsmaterial, auf deren Basis man ganz leicht in einer Gruppe aus Unbekannten arbeiten kann, ist entscheidend. Nichts ist schrecklicher, als wenn zu Beginn einer Breakout Session erst einmal 15 Minuten lang diskutiert wird, wie man an eine Fragestellung herangehen sollte. Gute Vorbereitung ist gefragt, damit die Gruppe direkt loslegen kann.
3. Mehr Service
Guter Service ist für alle Veranstaltungsformate essenziell. Was der Buchungsservice und der Welcome Desk bei einer Präsenzveranstaltung leistet, ist in der digitalen Welt umso wichtiger. Doch leider wird dieser Punkt oft unterschätzt. Bei digitalen Veranstaltungen gibt es vor allem in der Onboarding-Phase eine "Technik-Hürde", die bei größeren Digital-Events zum Desaster auswachsen kann. Auf die Eventtechnik geschulte Service-Mitarbeiter*innen, die den Teilnehmenden beim Onboarding helfen, Probleme beheben und Fragen beantworten, sind entscheidend, damit alle Teilnahmewilligen rechtzeitig Zugang zur digitalen Veranstaltung bekommen.
Auch die Teilnehmerinformation im Vorfeld muss sehr sorgfältig sein. Ein guter Leitfaden, der in wenigen Punkten erklärt, welche technischen Voraussetzungen man benötigt, wie das Onboarding funktioniert, wohin man sich bei Problemen wenden kann etc. ist ein "Must have".
Ferner muss das Serviceteam (bzw. Back Office) personell gut besetzt sein: Bei großen digitalen Business Events reichen zwei Service Mitarbeiter*innen wohl kaum aus. Stellen Sie ein ausreichend großes Back Office Team bereit. Faustregel: Je 25-30 Teilnehmer*innen sollte den Teilnehmenden in der Onboarding Phase mindestens ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Über den Tag hinweg, kann man den Help Desk dann reduzieren. Zudem sollte es eine klare Vorgabe an das Serviceteam geben, wie Probleme zu behandeln sind, z.B. schnell zu beantwortende Fragen direkt bearbeiten, schwierige Probleme an eine nachgelagerte Stelle weiterleiten, damit die Helpline nicht blockiert ist.
4. Mehr Pre-Event-Aktivitäten
Bei Präsenzveranstaltungen ist der Veranstaltungstag das Wichtigste. Wenn dieser gut läuft, sind alle zufrieden. Vorprogramme gibt es hier oft gar nicht oder sehr reduziert. Bei digitalen Events sollte man im Vorfeld aktiver sein. Interessante (digitale) Vorprogramme steigern die Neugier und die Bereitschaft, an der Haupt-Veranstaltung teilzunehmen, z.B. ein Meet & Greet mit den Speakern, ein "Rundgang" über die virtuelle Location, Preview Videos, etc.
5. Mehr "Echtheit"
Der formatbedingte Verlust an realen Erlebnissen und Erfahrungen bei virtuellen Events kann durch eine gewisse "Entdigitalisierung" kompensiert werden. Bei digitalen Veranstaltungen ist die Versuchung groß, jedes kleinste Programm-Modul virtuell zu gestalten. Doch viele Menschen wünschen sich auch (oder gerade) in der digitalen Welt mehr "Echtheit". Der Tipp: Setzen Sie auch bei virtuellen Veranstaltungen – gut dosiert – auf ein paar "analoge" Konferenztechniken (Beispiel: der Speaker pinnt ein paar Schlagworte an ein ausreichend großes Whiteboard, auf das die Kamera zoomt …) Dies weckt positive Erinnerungen und sorgt für den "Human Touch".
6. Weniger Leute
Downsizing ist der große Trend bei Events "post Corona". Mit weniger Menschen vor Ort zu planen, ist unter Sicherheitsgesichtspunkten vielerorts erforderlich – doch kleine Gruppen können bei Präsenzveranstaltungen auch befremdlich wirken. Bei Digital-Events ist das ganz anders. Hier bieten kleinere Gruppen große Chancen – die Chance auf mehr Dialog, mehr Aufmerksamkeit, intensivere Kontakte, einen aktiveren Austausch. Der Tipp: Planen Sie lieber mehrere kleine Digital-Events als eine digitale Großveranstaltung. Gehen Sie weg vom Frontal-Format hin zu exklusiven "Boutique-Formaten", in denen sich jeder Teilnehmende integriert fühlt.
7. Weniger Technik
Alle Erfahrungen mit digitalen B2B-Veranstaltungen zeigen, dass Technik-Probleme auf Teilnehmerseite der größte Risikofaktor für den Veranstaltungserfolg sind. Auch wenn die Anzahl hervorragender Tools und kreativer Gadgets täglich wächst, sollte man auf eine stabile Webkonferenztechnik vertrauen plus maximal ein bis zwei Zusatztools (optional) einsetzen. Setzen Sie ausschließlich auf Event-Tech (Event-Plattformen, Webkonferenztechnik, Tools, Gadgets), die von jedermann leicht zu beherrschen ist und intuitiv (ohne lange Einweisung) genutzt werden kann. Dies gilt grundsätzlich auch für alle Zusatz-Tools, z.B. Voting- oder Quiz-Apps, Gaming-Apps o.ä.
Auch virtuelle 3D Welten und Avatare sind nichts für jedermann. Wenn sie stabil funktionieren, sind sie zweifelsfrei ein tolles Erlebnis für die virtuellen Besucher*innen. Bei langsamen Internetverbindungen, IT-bedingten Zugangsbarrieren o.ä. kann sich die virtuelle Traumwelt aber schnell in einen digitalen Albtraum verwandeln. Der Tipp: Beachten Sie das KISS-Prinzip. Reduzieren Sie technische Komplexität aus User-Sicht auf ein Minimum, maximieren Sie dafür den Mehrwert der Veranstaltung durch exklusive Informationen, Aha-Erlebnisse und intensive, positive Community-Erfahrungen.
Titelbild: eventmasterbook.com (Foto: canva)
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