In den Ablauf von Business Events werden häufig und gerne Workshop Sequenzen integriert, um die Teilnehmenden von passiven Besucher*innen zu aktiven Teilnehmer*innen zu machen. Workshops dienen im Rahmen von Events vor allem der Besucher-Aktivierung und Vernetzung, zu einem echten Highlight werden sie jedoch immer dann, wenn ein für alle Teilnehmenden aktuelles Problem oder eine relevante Fragestellung gelöst bzw. beantwortet wird.
Es gibt unzählige Workshop-Formate, von einfachen Brainstorming-Runden bis hin zu aufwändigen Design Thinking Sessions, die über mehrere Tage oder sogar Wochen gehen können. Doch es gibt auch kleine, kreative Workshop-Formate, mit denen man die Teilnehmenden begeistern kann.
Ein Beispiel sind Work Sessions im so genannten "Barcamp-Stil". Ein Barcamp ist eigentlich ein ganz eigenes Veranstaltungsformat – eine "Un-Konferenz", bei der es kein starres Programm gibt, sondern eine flexible Agenda, die von den Teilnehmenden selbst (vor Ort oder im Vorfeld) gestaltet wird. Die Teilnehmenden werden gebeten, Themenvorschläge einzureichen, die dann per Voting selektiert und die mehrheitlich ausgewählten Themen über ein bis drei Tage verteilt in mehreren Work Sessions bearbeitet werden. Derjenige Teilnehmende, dessen Thema in einer Work Session bearbeitet wird, moderiert diese. Ziel jeder Work Session ist der gemeinsame Meinungsaustausch in der Arbeitsgruppe und (ggf.) auch die Erarbeitung von Ideen und Lösungen.
Ein Barcamp (in seiner ursprünglichen Form) ist vor allem für Groß-Gruppen-Veranstaltungen geeignet. In etwas abgewandelter Form kann der Kern der Methodik auch für kleinere Business Events eingesetzt werden. Allerdings darf die Besuchergruppe nicht zu klein sein, da sonst die notwendige Dynamik in den einzelnen Arbeitsgruppen nicht aufkommt. Als Faustregel gilt eine Minimum-Teilnehmerzahl von 24 Teilnehmenden, verteilt auf mindestens 4 Arbeitsgruppen, die jeweils eine relevante Problem- oder Aufgabenstellung bearbeiten.
Das originäre Barcamp-Format soll (und kann) hier nicht erklärt werden, da dies den Rahmen dieses "Quick Trainings" sprengen würde. Daher beschränken wir uns in diesem Micro-Training auf den Ablauf einer Work Session im "Barcamp-Stil":
So planen Sie bei einem Business Event eine Workshop Sequenz im Barcamp Stil:
- Der Veranstalter definiert ein Dachthema, das für die Besucherzielgruppe aktuell brisant oder sehr relevant ist (z.B. "Das nachhaltige Büro", "Die nachhaltige Fabrik", "Das agile Unternehmen", "Kreative Ansätze im Personal Recruiting" etc.)
- Aus dem Kreis der Teilnehmenden werden (im Vorfeld des Events) Aufgaben- oder Problemstellungen zu diesem Dachthema gesammelt; es werden (je nach Gesamt-Teilnehmerzahl) 4 – x Arbeitsgruppen gebildet; die Zuordnung der Teilnehmenden auf die Arbeitsgruppen erfolgt entweder nach dem Zufallsprinzip oder gemäß Interessenlage
- Die Teilnehmenden, die eine Aufgaben-/Problemstellung vorgeschlagen haben, werden gebeten, ihrer Arbeitsgruppe einen (= ihren persönlichen) Lösungsvorschlag zu unterbreiten; eine Work Session geht über mehrere Runden, die zeitlich jeweils auf 15-30 Minuten begrenzt sind
- Runde 1: Erläuterung des Problems und Präsentation des Lösungsvorschlags durch den Vorschlagenden (= Workshop Leiter*in)
- Runde 2: Die Teilnehmenden stellen zunächst nur Verständnisfragen; Bewertungen oder persönliche Meinungen zu dem vorgestellten Lösungsansatz sind in dieser Runde unerwünscht
- Runde 3: Jetzt folgt ein persönliches Statement jedes Teilnehmenden zu dem Lösungsansatz; als Regel gilt, dass nur konstruktive Beiträge erwünscht sind, also Unterstützung für den Vorschlag oder konstruktive Kritik in Form von Optimierungs- oder Ergänzungsvorschlägen
- Runde 4: Der Vorschlagende definiert im gegenseitigen Austausch mit der Gruppe die optimale Lösung; Ergebnis ist ein von allen Teilnehmenden für gut / gangbar befundener finaler Lösungsvorschlag
- Runde 5: Der Lösungsvorschlag, der von allen akzeptiert wird, wird auf einem Flipchart oder in einer Mini-Präsentation festgehalten und in einer finalen Abschluss-Sequenz dem gesamten Plenum (alle Event-Teilnehmenden) präsentiert
Gut vorbereitet, kann ein solches "Barcamp ähnliches" Workshop-Format ein echtes Event-Highlight sein. Der Nutzen speziell im Rahmen von Business Events ergibt sich in vielerlei Hinsicht:
1) Nicht der Veranstalter, sondern die Teilnehmenden bestimmen die Agenda (mehr Besucherintegration und Besucherorientierung geht nicht).
2) Ein aktuelles Thema (= Dachthema des Events), das für den Teilnehmerkreis wichtig / relevant ist, wird aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet.
3) Der Teilnehmende, der ein Thema zur Bearbeitung vorgeschlagen hat, kann unterschiedliche Meinungen zu seinem Lösungsvorschlag einholen; er/sie gewinnt dadurch neue Impulse in einer stressfreien, konstruktiven Arbeitsatmosphäre.
4) Die Teilnehmenden, die sich in den Arbeitsgruppen aktiv beteiligen, gewinnen ebenfalls neue Einsichten; sie profitieren davon , dass ein anderer sich bereits Gedanken zu einer möglichen / optimalen Lösung gemacht hat und haben dennoch die Chance, ihre eigenen Ideen einzubringen.
5) Ferner profitieren alle Teilnehmenden auch Arbeitsgruppen übergreifend von dem Format, wenn in einer großen Abschluss-Sequenz die Ergebnisse aller (anderen) Arbeitsgruppen präsentiert werden.
6) Durch den wenig "frontalen", stark interaktiven Charakter wird die gesamte Veranstaltung lebendig, jeder Teilnehmende lernt durch die Arbeit in den Arbeitsgruppen neue Leute kennen und kann sein Netzwerk festigen.
7) Das Workshop-Format ist auch in einem knappen Zeitfenster (z.B. 1,5 Stunden) möglich und lässt somit bei Tagesveranstaltungen noch viel Platz für weitere Highlights, z.B. einen interessanten Impulsvortrag, der den Work Sessions vorgeschaltet ist, unterhaltende Rahmenprogramm-Module, ein zweites Workshop-Format, Experten Talks etc.
Autor (Quelle / Copyrights): eventmasterbook.de Redaktionsteam, 30.11.2021 (Titelbild / Collage: eventmasterbook.de Redaktionsteam)
Verwandte Themen:
Business Events, Firmen-Events, Netzwerk-Events, Besucher Integration, Besucheraktivierung, Barcamp, Workshop, Work Session, Workshop-Methoden, Workshop Moderation, Un-Konferenz, Besucherbeteiligung, Besuchereinbindung, interaktive Methoden, Workshop Methoden, Event Highlights, Veranstaltungsplanung, Programmplanung, Agenda, Netzwerken, Networking
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