Durch die weltweite Corona Pandemie wurde das Vertrauen in persönliche Meetings, Netzwerktreffen und insbesondere große Vor-Ort-Veranstaltungen, wie Messen oder Kongresse, nachhaltig ins Wanken gebracht. Viele Unternehmen und Organisationen verzichten (z.Zt. sehr begründet und nachvollziehbar) auf Präsenz-Veranstaltungen jedweder Art. Die Eventbranche befürchtet jedoch einen nachhaltigen Effekt auch über die Pandemie hinaus. Die Zurückhaltung könnte bleiben.
Wie kann man vor dem Hintergrund der aktuellen Entwicklungen als Messe- und Event-Veranstalter das Vertrauen in sichere Präsenzveranstaltungen wieder aufbauen? Das Redaktionsteam von EventMasterBook.com hat einige praktische Tipps zusammengestellt:
Bevor man vertrauensbildende Maßnahmen entwickelt, sollte man erst einmal die verschiedenen Ursachen für die Zurückhaltung gegenüber Präsenzveranstaltungen verstehen.
1. Zunächst einmal sind offizielle Verbote und behördliche Empfehlungen ein Grund für die flächendeckende Event-Abstinenz. Diese sollte man als Veranstalter IMMER beachten und Menschen nicht entgegen der Verbote oder Empfehlungen dazu auffordern, an einer Präsenzveranstaltung teilzunehmen. Auch interne Unternehmensvorschriften oder betriebsinterne Empfehlungen bzgl. Präsenz-Meetings, Konferenzen etc. sollte man immer unterstützen und nicht durch gegenläufige Maßnahmen aushebeln.
2. Ein weiterer Grund für das Fernbleiben bei Präsenz-Veranstaltungen ist die objektiv begründete Angst der Menschen auf Basis aktueller Sachlagen und Entwicklungen, insbesondere wenn ein hohes Ansteckungsrisiko durch steigende Infektionszahlen gegeben ist. Hier sollte man als Veranstalter ebenfalls (wie bei Punkt 1) darauf verzichten, Menschen zu einem Besuch der Präsenzveranstaltung zu motivieren. Dies ergibt sich bereits aus der eigenen Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Kooperationspartnern.
3. Eine weitere Ursache ist die subtile Angst, die bei vielen Menschen aus der allgemeinen Verunsicherung durch die weltweite Corona-Pandemie entstanden ist. Niemand trägt hieran die Schuld, aber man sollte diese Ängste ernst nehmen und nicht als "Überempfindlichkeit" abtun. Selbst wenn sich die Pandemiesituation entspannt, kann diese Angst sowohl bei den Besucher*innen selbst, wie auch bei deren Vorgesetzten, den Personalverantwortlichen etc. noch einige Zeit bestehen bleiben und Menschen davon abhalten, Präsenzveranstaltungen wieder zeitnah zu buchen bzw. zu besuchen.
In dieser Situation (d.h. wenn kein faktischer Grund gegen die Präsenzveranstaltung spricht; s. Punkte 1 und 2) kann man als Veranstalter wie folgt agieren, um das verlorene Vertrauen wieder aufzubauen:
a) Hinweise auf eine "sichere Veranstaltung" in alle Ankündigungsmedien einbauen
Erläutern Sie, was Sie tun bzw. bereits getan haben, um die Veranstaltung zu einem sicheren Ort und Ereignis für alle Beteiligten zu machen (z.B. Testpflicht, Einlasskontrollen, Hygienemaßnahmen vor Ort, Hygienebeauftragter, Abstandsregelungen, Luftfilter etc.). Erläutern Sie zudem, wie das jeweilige Risikopotenzial zu bewerten ist. Bei Open air Veranstaltungen und / oder kleineren Gruppen ist das Risiko per se geringer als bei Indoor-Events und Großgruppen-Veranstaltungen.
b) (Sichtbare) Beweise für eine sichere Veranstaltung liefern
Zeigen die Bilder von der Location, auf denen die unter a) beschriebenen Maßnahmen zu sehen sind. Veröffentlichen Sie ein Interview mit dem Hygienebeauftragten, mit Sponsoren, etc.
c) (Weitere) Vertrauensverstärker in die Kommunikation einbauen
Weisen Sie in den Einladungen z.B. darauf hin, wie viele Anmeldungen bereits vorliegen; weisen Sie darauf hin, welche (bekannten) Personen bei der Veranstaltung vor Ort dabei sein werden und ihre Zusage erteilt haben; bauen Sie Querverweise auf ähnliche Veranstaltungen, die bereits erfolgreich und sicher in Präsenz stattgefunden haben, ein; bringen Sie offizielle Bestätigungen / Befähigungen / Zertifikate unter (z.B. Hinweis auf "geprüftes Sicherheitskonzept", "geprüfter Hygieneberater vor Ort", etc.).
d) Das Ausfallrisiko minimieren
Bieten Sie allen Besucher*innen die Möglichkeit, Vor Ort Tickets in Onlinetickets umzuwandeln; verbinden Sie dies mit einer Garantie, dass die Veranstaltung auf jeden Fall stattfindet (min. Online).
e) Entscheider in die Kommunikation einbinden
Es nutzt nichts, wenn die Zielgruppe sehr gerne wieder an einer Präsenzveranstaltung teilnehmen würde, die Entscheider (z.B. die Personalabteilung, der/die Teamleiter/in etc.) dies aber nicht befürworten. Planen Sie somit auch einige Kommunikationsmaßnahmen ein, die nicht direkt an die Besucher-Zielgruppe/n, sondern an die Beeinflusser / Entscheider gerichtet sind.
Autor (Quelle / Copyrights): eventmasterbook.de Redaktionsteam, 07.12.2021 (Titelbild / Collage: eventmasterbook.de Redaktionsteam / canva.com)
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